Văn phòng thông minh là một khái niệm còn khá mới mẻ trong lĩnh vực bất động sản. Cùng với sự phát triển của thời đại công nghệ mới, văn phòng làm việc thông minh trở thành xu hướng đầy triển vọng trên thế giới và Việt Nam. Đây sẽ là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu không gian làm việc, tiết kiệm chi phí vận hành và góp phần vào sự phát triển bền vững của nhiều tập đoàn, doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Văn phòng thông minh là gì?
Mục lục
Văn phòng thông minh hay còn được gọi là Smart Office – một mô hình văn phòng được tích hợp nhiều thiết bị, công nghệ tiên tiến nhằm mang đến một không gian làm việc hiện đại, tối ưu năng suất cho nhân viên văn phòng. Các ứng dụng thông minh có thể nhắc đến là hệ thống HVAC, hệ thống ánh sáng tự động, hệ thống an ninh, hệ thống điều khiển thông minh, hệ thống âm thanh và hình ảnh giúp tăng tính linh hoạt cho văn phòng, ứng dụng quản lý văn phòng, cảm biến điện tử, văn phòng ảo,…
Văn phòng thông minh được thiết kế với nhiều đặc điểm nổi bật, đáp ứng các tiện ích cho một không gian làm việc chuyên nghiệp, đầy đủ tiện nghi. Dưới đây là những đặc trưng cơ bản nhất của Smart Office.
Quản lý thời gian làm việc của nhân viên là một trong những công tác khó khăn mà nhiều tập đoàn, doanh nghiệp, tổ chức đang gặp phải. Sử dụng máy chấm công hoặc quẹt thẻ là những hình thức được phổ biến. Song, các phương pháp này thường mang đến những sai sót nhất định khiến công tác quản lý gặp khó khăn và mất nhiều thời gian.
Văn phòng làm việc thông minh được ứng dụng quản lý thông minh vô cùng tiên tiến
Với ứng dụng quản lý văn phòng được ứng dụng vào văn phòng làm việc thông minh, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý được thời gian làm việc của cán bộ nhân viên một cách dễ dàng và chính xác. Ứng dụng cho phép nhân viên có thể ra vào văn phòng, đặt lịch phòng họp, mượn trang thiết bị hỗ trợ công việc nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản.
Cùng với sự phát triển nhanh chóng và tất yếu của phương pháp làm việc từ xa, các ứng dụng di động thông minh được tích hợp trong văn phòng sẽ giúp nhân viên kết nối với nhau dễ dàng, vượt qua khoảng cách địa lý.
Ngoài ra, với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, ứng dụng công nghệ thông minh còn giúp tối ưu chi phí vận hành. Doanh nghiệp sẽ không phải mất một khoảng ngân sách khổng lồ để khuyến khích nhân viên tải ứng dụng di động hoặc tích hợp hệ thống kết nối hiện đại trong môi trường công sở mà mọi thứ đã được lập trình sẵn.
Bên cạnh việc tích hợp các ứng dụng công nghệ tiên tiến, văn phòng thông minh còn được trang bị nội thất hiện đại giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên hiệu quả.
Nội thất hiện đại trong Smart Office giúp tăng năng suất làm việc cho nhân viên đáng kể
Ví dụ, bàn làm việc thông minh được tích hợp trong văn phòng có thể tùy chỉnh tự động phù hợp với tư thế làm việc và chiều cao của mỗi nhân viên. Bên cạnh đó, chiếc bàn thông minh còn có khả năng thu thập thời gian ngồi và đứng của nhân viên, sau đó phân tích và cung cấp thông số điều chỉnh chiều cao phù hợp để nhân sự có tư thế làm việc thoải mái nhất.
Cùng với xu hướng phát triển bền vững, ngày càng nhiều doanh nghiệp đầu tư xây dựng văn phòng làm việc thông minh – mô hình ứng dụng thiết bị, công nghệ thân thiện với môi trường, hướng đến một tương lai xanh – sạch – đẹp.
Một trong những hệ thống được tích hợp trong văn phòng làm việc thông minh chính là hệ thống quản lý tòa nhà vô cùng tân tiến. Hệ thống này cho phép doanh nghiệp có thể bật/tắt máy lạnh, đèn điện, thang máy cùng nhiều thiết bị khác hoàn toàn tự động chỉ thông qua một ứng dụng.
Ngoài ra, sức khỏe của nhân viên cũng là một trong những vấn đề được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Với văn phòng thông minh, toàn bộ nhân viên sẽ được làm việc trong một môi trường không khí trong lành, chất lượng, nhờ trang bị hệ thống cảm ứng không khí hiện đại. Khi sức khỏe nhân viên được đảm bảo cũng góp phần không nhỏ vào năng suất và hiệu quả công việc mang lại cho doanh nghiệp.
Nhờ vào việc tích hợp phần mềm QUBIC hiện đại giúp việc quản lý diện tích văn phòng trên thời gian thực trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Phần mềm này cho phép nhân viên có thể đặt lịch làm việc, book chỗ làm, phòng họp, chỗ nghỉ ở văn phòng khi ở bất cứ đâu mà không cần đến công ty.
Mặc dù vẫn tồn tại những mối lo ngại về vấn đề bảo mật thông tin, thế nhưng không thể phủ nhận rằng văn phòng làm việc thông minh sở hữu nhiều yếu tố giúp cải thiện năng suất làm việc và tăng độ hài lòng của nhân viên với doanh nghiệp. Đây là điều mà hầu hết các công ty hiện nay đang chú trọng và hướng đến.
Hệ thống quản lý diện tích văn phòng trên thời gian thực giúp tối ưu được chi phí và thuận tiện trong đồi phối nhân sự
Ứng dụng mô hình văn phòng thông minh được xem là một giải pháp giúp công ty tăng trưởng và phát triển bền vững. Theo đó, những lợi ích khi sử dụng văn phòng thông minh có thể kể đến là:
Văn phòng làm việc thông minh ứng dụng nhiều công cụ hiện đại để xử lý, theo dõi và quản lý dữ liệu bên trong văn phòng. Từ đó đưa ra các mô hình, chiến lược thúc đẩy sự kết nối, tương tác của nhân viên, giúp công việc được thực hiện một cách khoa học, hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Văn phòng thông minh giúp nâng cao hiệu quả và năng suất công việc
Với Smart Office, các công việc như đặt lịch phòng họp, mượn trang thiết bị hỗ trợ công việc được thực hiện nhanh chóng. Từ đó nhân viên có nhiều thời gian tập trung vào các công việc cần thiết, nâng cao năng suất công việc được giao, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Với giải pháp trợ lý ảo Senion at Work được tích hợp trong văn phòng làm việc thông minh, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm không gian cho những cuộc họp, cuộc gặp gỡ bất ngờ. Việc này giúp giảm thiểu tình trạng trùng lắp, chồng chéo không gian phòng họp. Qua đó có thể sắp xếp và tối ưu không gian sử dụng văn phòng hiệu quả.
Với sự hỗ trợ đắc lực của các nền tảng công nghệ hiện đại, văn phòng làm việc thông minh tạo điều kiện lý tưởng để doanh nghiệp phát triển thương hiệu thông minh. Sở hữu một thương hiệu thông minh giúp doanh nghiệp tăng cường giao tiếp giữa khách hàng với thương hiệu thông qua các ứng dụng phù hợp. Chẳng hạn đối tác doanh nghiệp không cần trực tiếp đến quầy lễ tân để đăng ký cuộc gặp mặt. Thay vào đó, họ có thể đăng ký qua mail, qua các kênh truyền thông trực tuyến để thiết lập cuộc hẹn hoặc có thể gặp mặt qua hình thức online vô cùng tiện lợi.
Môi trường làm việc tốt sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều nhân viên tài năng cũng như “giữ chân” họ dài lâu. Nhờ có thiết kế thông minh, Smart Office mang đến môi trường làm việc đa năng, hiện đại, văn minh, giúp nhân viên làm việc thoải mái và có nhiều động lực để sáng tạo, phát triển, nâng cao hiệu quả công việc.
Smart Office giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài
Smart Office trang bị hệ thống kiểm soát môi trường bên trong văn phòng một cách tổng thể như kiểm soát ánh sáng, hệ thống thông gió, hệ thống sưởi, không khí và nước trong văn phòng. Nhờ đó nhân viên có thể thoải mái thực hiện công việc, nhiệm vụ được giao trong một môi trường làm việc tiện nghi, chuyên nghiệp.
Xu hướng thiết kế văn phòng làm việc thông minh đang dần trở nên phổ biến trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Chắc chắn trong một vài năm tới, mô hình văn phòng làm việc thông minh sẽ được nhiều nhân viên văn phòng biết đến, khi mà việc ứng dụng sự tiến bộ của công nghệ vào đời sống và kinh doanh trở thành tất yếu.
Xu hướng văn phòng thông minh ở Việt Nam
Smart Office – Văn phòng làm việc thông minh được dự đoán phát triển theo xu hướng chuyển đổi số. Sự hiện đại không chỉ thể hiện ở trang thiết bị văn phòng mà ngay cả thiết kế của tòa nhà, nội thất cũng được ứng dụng công nghệ tự động hóa. Trong đó đề cao việc cải thiện hiệu quả sử dụng năng lượng để nhân viên có thể chủ động điều chỉnh các yếu tố liên quan khi có nhu cầu. Đặc biệt tận dụng tối đa nguồn ánh sáng tự nhiên với mục tiêu tiết kiệm 20 – 50% điện năng tiêu thụ so với các văn phòng làm việc truyền thống hiện nay.
Bên cạnh việc lắp đặt hệ thống cảm biến, thiết bị được sử dụng trong văn phòng cũng được cải tiến phát triển để hướng đến sự liên kết, hệ thống hóa với mạng lưới wifi, giúp nhân viên làm việc mọi lúc mọi nơi. Từ đó dễ dàng liên lạc, kết nối, tìm kiếm thông tin ngay trên thiết bị cá nhân như điện thoại di động hay máy tính bảng,…
Cùng với sự phổ biến của văn phòng thông minh, vấn đề bảo mật thông tin cũng được đặc biệt chú trọng. Phần lớn dữ liệu đều được lưu trữ trên đám mây, vì vậy, việc đề cao các giải pháp củng cố, bảo vệ thông tin không bị đánh cắp là điều mà các doanh nghiệp nên quan tâm hàng đầu để hướng đến mục tiêu phát triển bền vững.
Ngoài ra, hòa vào xu hướng chuyển đổi số, Smart Office sẽ không tách rời việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI vào sự phát triển nhằm thay thế con người giải quyết công việc, tham gia vào xử lý công nghệ đám mây hoặc Big Data,…
Như đã đề cập, xu hướng phát triển của văn phòng thông minh trong vài năm tới sẽ ngày càng trở nên phổ biến và thông dụng. Bởi khi đó các ứng dụng công nghệ cao được dự đoán trở thành một phần tất yếu trong cuộc sống cũng như các hoạt động kinh doanh. Hòa theo xu thế phát triển này, những giải pháp văn phòng thông minh liên tục ra đời và dưới đây là top 5 giải pháp được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất.
Văn phòng ảo là một trong những giải pháp văn phòng thông minh phổ biến được nhiều doanh nghiệp ứng dụng hiện nay. Đây là một mô hình văn phòng dịch vụ giúp doanh nghiệp có đủ điều kiện pháp lý để đăng ký hoạt động kinh doanh. Đặc biệt, chủ doanh nghiệp, nhân viên không cần đến văn phòng làm việc, thay vào đó, họ có thể làm ở bất kỳ đâu thông qua các thiết bị công nghệ như điện thoại, máy tính,…
Văn phòng ảo cho phép nhân viên có làm việc ở mọi nơi thông qua thiết bị công nghệ
Văn phòng ảo phù hợp với những công ty khởi nghiệp, mới thành lập, các doanh nghiệp vừa và nhỏ giúp tiết kiệm chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo được sự chuyên nghiệp, ấn tượng với khách hàng, đối tác.
Giải pháp văn phòng làm việc riêng còn được biết đến là dịch vụ văn phòng chia sẻ. Với loại hình văn phòng này, doanh nghiệp có thể sở hữu một không gian làm việc riêng bên trong văn phòng chung. Ngoài ra, doanh nghiệp còn được sử dụng không gian chung cùng các tiện nghi khác như phòng họp, phòng khách, các thiết bị bên trong văn phòng mà không phải mất thêm bất kỳ chi phí nào.
Chỗ làm việc riêng cho nhân viên là một hình thức của văn phòng thông minh, cho phép phân tách không gian thành những khu riêng biệt trong văn phòng làm việc. Từ đó tạo ra không gian riêng cho mỗi nhân viên với đầy đủ tiện ích như văn phòng chung.
Mô hình văn phòng này giúp nhân sự có thể tập trung cao độ cho công việc, sáng tạo và có nhiều cảm hứng mới. Đồng thời, mở ra nhiều cơ hội kết nối, giao lưu, gặp gỡ các doanh nghiệp khác, giúp công ty đổi mới, hoàn thiện và phát triển nhanh chóng hơn.
Giải pháp Smart Office: Cho thuê phòng họp hiện đại tích hợp nhiều tiện ích nổi bật
Cho thuê phòng họp là một trong những giải pháp Smart Office thông dụng hiện nay, cung cấp cho doanh nghiệp nhiều tiện ích phòng họp như:
Ngày nay, nhu cầu sử dụng mô hình phòng họp trực tuyến thông minh tương đối cao. Thế nhưng, chi phí đầu tư cho loại hình này không hề thấp. Vì vậy mà nhiều doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường tìm đến các dịch vụ thuê văn phòng khi có nhu cầu sử dụng phòng họp trực tuyến nhằm tối ưu chi phí.
Có thể khẳng định, trong tương lai văn phòng thông minh chính là xu hướng được nhiều tập đoàn, doanh nghiệp lựa chọn. Đây chính là một trong những giải pháp tối ưu giúp nâng cao năng suất làm việc, cắt giảm chi phí vận hành và hạn chế tối đa sự tác động đến môi trường. Smart Office hứa hẹn trở thành xu hướng văn phòng mới, giúp các doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại công nghiệp 4.0.
