Văn phòng là nơi mà nhân viên của mỗi tập đoàn, công ty, doanh nghiệp lui tới để làm việc. Đây được xem là ‘đại bản doanh” của doanh nghiệp và “ngôi nhà thứ hai” của nhân viên. Thế nhưng khi đề cập đến khái niệm văn phòng là gì thì không phải ai cũng hiểu rõ. Vậy văn phòng là gì? Loại hình và chức năng của văn phòng ra sao? Bài viết dưới đây là những thông tin tổng hợp chi tiết nhất về văn phòng làm việc.
Văn phòng là gì?
Mục lục
Khái niệm văn phòng là gì có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau. Đầu tiên, cơ bản nhất, văn phòng là một khu vực/một không gian để làm việc. Hoặc cũng có thể hiểu đây là một tòa nhà được bố trí và thiết kế phù hợp để các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp thuê làm nơi thực hiện các hoạt động văn phòng khác nhau liên quan đến sổ sách, giấy tờ, máy tính,…
Theo nghĩa hẹp hơn, văn phòng là một phần của doanh nghiệp, thường được gọi là văn phòng đại diện hay chi nhánh. Nơi đây được bố trí đầy đủ cơ sở vật chất và sắp xếp một cách khoa học để phục vụ các công việc liên quan.
Rộng hơn nữa, văn phòng cũng có thể được hiểu là một bộ phận hay một vị trí bên trong các tổ chức gắn với những nhiệm vụ cụ thể liên quan đến các công việc chung, đối nội, đối ngoại, các hoạt động quản lý công sở của tổ chức đó. Ví dụ như văn phòng Sở, các văn phòng đặt trong các tổ chức, cơ quan, công ty hay doanh nghiệp.
Khi đã rõ định nghĩa văn phòng là gì, chúng ta cùng tìm hiểu về các loại hình của văn phòng. Hiện nay, văn phòng làm việc bao gồm các loại hình phổ biến như sau:
Các loại hình văn phòng làm việc phổ biến hiện nay
Văn phòng truyền thống còn được gọi là văn phòng làm việc riêng do doanh nghiệp toàn quyền sở hữu và quản lý mà không có sự chia sẻ với các doanh nghiệp khác. Việc này giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động tổ chức, quản lý nhân viên, triển khai công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Văn phòng truyền thống có tính ổn định và lâu dài, mang đến sự riêng tư cho nhân viên làm việc phù hợp với các tập đoàn, doanh nghiệp lớn.
Do ảnh hưởng của dịch Covid – 19, hai năm trở lại đây văn phòng truyền thống không còn được ưa chuộng nhiều như trước. Trận đại dịch đã khiến nhiều văn phòng đóng cửa, sự kết nối giữa các bộ phận không còn liền mạch, linh hoạt nhưng lại mất chi phí lớn để duy trì khiến lãng phí ngân sách. Ngày nay, hình thức văn phòng này trở nên lạc hậu và không còn được lựa chọn nhiều như trước.
Khác với văn phòng truyền thống, văn phòng mở ngày càng được doanh nghiệp lựa chọn. Đây là loại văn phòng mà ở đó, nhân viên làm việc trong một không gian chung, không có phòng kín, không có phòng riêng giữa các bộ phận. Nghĩa là ít có sự phân chia rạch ròi giữa các phòng ban, loại bỏ các phòng kín, các bức tường, vách ngăn để tạo ra một không gian làm việc chung rộng lớn.
Văn phòng mở tạo ra một không gian làm việc rộng lớn, không có sự phân cách giữa các bộ phận
Loại hình văn phòng mở tạo ra không gian làm việc thân thiện, năng động, đề cao sự kết nối giữa các nhân viên, xây dựng một tập thể đoàn kết, gắn bó cùng nhau phát triển. Đồng thời, văn phòng mở mang đến nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp như tối ưu chi phí và thời gian cho bố trí, thiết kế; thuận tiện giám sát và quản lý nhân sự; thực hiện tái cấu trúc dễ dàng,…
Hiện nay, hình thức văn phòng ảo nhận được rất nhiều sự săn đón từ các doanh nghiệp nhất là với các công ty khởi nghiệp. Văn phòng ảo còn có tên gọi khác là “văn phòng diện tích 0m²”.
Với hình thức văn phòng dịch vụ, văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp thuê địa chỉ trụ sở nhằm mục đích đăng ký thành lập doanh nghiệp. Mọi thông tin giao dịch giữa doanh nghiệp với khách hàng sẽ được chuyển hướng về trụ sở chính. Lễ tân sẽ tiếp nhận các cuộc gọi, thư từ mà không cần đến văn phòng thực tế.
Văn phòng ảo – loại hình văn phòng đã phổ biến từ rất lâu trên thế giới
Hình thức văn phòng ảo đã xuất hiện từ rất lâu trên thế giới, thế nhưng vẫn còn khá mới mẻ ở thị trường Việt Nam. Chính vì vậy nhiều doanh nghiệp lo ngại liệu có đảm bảo an toàn khi thuê văn phòng ảo? Về mặt pháp lý, hiện tại chưa có quy định nào từ Nhà nước nghiêm cấm không được thuê văn phòng ảo để đăng ký giấy phép kinh doanh. Vì vậy khi muốn sử dụng, các doanh nghiệp hãy thực hiện đầy đủ thủ tục cần thiết đúng theo quy định, có hợp đồng thuê văn phòng, có bảng hiệu công ty.
Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí ban đầu trong quá trình khởi nghiệp chưa có nhiều tài chính. Loại văn phòng này không đòi hỏi về diện tích lớn nhưng có thể xây dựng được hình ảnh công ty chuyên nghiệp với khách hàng.
Không đơn giản là địa điểm để nhân viên doanh nghiệp đến làm việc, văn phòng còn đảm nhận nhiều chức năng khác nhau góp phần vào sự phát triển thịnh vượng cho công ty. Một số chức năng điển hình mà văn phòng mang đến là:
Nhiệm vụ của văn phòng là gì? Đầu tiên phải đề cập đến văn phòng chính là địa điểm diễn ra các hoạt động công sở, giao dịch kinh doanh, công tác giấy tờ, công việc liên quan hỗ trợ hoạt động kinh doanh,… Tất cả đều hướng đến sự ổn định và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Giao tiếp và liên lạc là một trong những chức năng quan trọng của văn phòng. Sự giao tiếp và liên lạc bên trong doanh nghiệp tạo nên sự kết nối chặt chẽ giữa doanh nghiệp với cộng đồng cũng như doanh nghiệp với nhân viên.
Giao tiếp và liên lạc là chức năng điển hình của văn phòng làm việc
Chức năng này thể hiện ở việc duy trì các mối quan hệ với cộng đồng, khách hàng, các cổ đông, nhà cung cấp, các cấp quản lý, các bộ phận và toàn thể nhân viên bên trong doanh nghiệp thông qua giao tiếp, truyền đạt thông tin,…
Văn phòng là nơi nhân viên thực hiện các công việc được giao một cách hiệu quả và năng suất nhằm tạo ra kết quả tốt nhất, hướng đến sự phát triển chung cũng như tạo dựng uy tín của doanh nghiệp. Không gian văn phòng làm việc đẹp, thoải mái, giúp nhân viên có thêm nhiều nguồn cảm hứng sáng tạo, nhiều ý tưởng đột phá để hoàn thành tốt công việc.
Sự chuyên nghiệp, uy tín của một doanh nghiệp không chỉ thể hiện qua sự bề thế của tòa văn phòng hay những hình ảnh chỉn chu hiển thị trên website mà còn được phản ánh qua văn hóa của công ty và những giá trị doanh nghiệp mang đến. Mà văn hóa và giá trị công ty sẽ được xây dựng trên nền tảng văn phòng.
Văn phòng sẽ là nơi công ty xây dựng văn hóa công sở và hướng đến những giá trị to lớn thông qua quy định nội bộ, đồng phục, cách giao tiếp của nhân viên, cách tiếp đón khách hàng,… Đây là chức năng quan trọng của văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh và sự chuyên nghiệp của công ty.
Văn phòng làm việc của một doanh nghiệp sẽ bao gồm nhiều phòng ban, nhiều bộ phận phối hợp cùng nhau. Khi đó, văn phòng có nhiệm vụ duy trì sự liên kết, thúc đẩy sự hợp tác của tập thể, cùng đoàn kết, hỗ trợ nhau trong công việc để tạo ra kết quả tốt nhất.
Bên cạnh việc thực hiện các chức năng văn phòng quan trọng, trang bị một văn phòng tốt còn mang đến nhiều lợi ích và giá trị to lớn cho doanh nghiệp.
Văn phòng làm việc tốt mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mà trước tiên phải kể đến chính là tăng năng suất làm việc của nhân viên ở các bộ phận.
Sở hữu văn phòng làm việc tốt giúp nhân viên công ty gia tăng năng suất làm việc
Mỗi nhân viên làm việc trong văn phòng là một viên gạch góp phần tạo nên sự phát triển cũng như xây dựng nét văn hóa đậm bản sắc cho doanh nghiệp. Hiệu suất làm việc của nhân sự có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc, sản phẩm/dịch vụ của công ty. Và một trong những yếu tố có sự đóng góp không nhỏ vào hiệu suất làm việc của nguồn nhân lực chính là văn phòng làm việc.
Văn phòng là gì? Văn phòng chính là ngôi nhà thứ hai của nhân viên công sở. Việc tạo nên những văn phòng làm việc thân thiện, có sự gắn kết giữa toàn thể nhân viên với nhau cùng chung sức xây dựng doanh nghiệp.
Văn phòng tốt sẽ có thiết kế hiện đại, trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, đảm bảo tiện nghi, phục vụ nhân sự hoàn thành tốt công việc. Từ đó, tạo nên môi trường làm việc thoải mái, nhân viên phát huy được tối đa năng lực giúp nâng cao hiệu quả công việc của từng cá nhân trong tập thể.
Văn phòng làm việc tốt không chỉ được trang bị những thiết bị, máy móc làm việc hiện đại, thiết lập không gian văn phòng thân thiện, sáng tạo mà còn có sự bố trí hài hòa giữa các phòng ban nhằm hướng đến sự tương tác, hỗ trợ. Các bộ phận cùng nhau cộng tác, phối hợp để đẩy nhanh tiến độ công việc, giải quyết vấn đề phát sinh hiệu quả,…
Tạo một môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên chính là kết quả tất yếu cho thấy sự thành công của doanh nghiệp khi xây dựng văn phòng làm việc thân thiện, sáng tạo. Đây là nền tảng để nhân viên phát huy tối đa năng lực và hoàn thành công việc được giao nhanh chóng.
Văn phòng làm việc tốt giúp xây dựng không gian làm việc thoải mái cho đội ngũ nhân viên
Văn phòng tốt sẽ góp phần giúp doanh nghiệp thu hút nhiều nhân tài trong các lĩnh vực đến làm việc. Những người tài năng thường có xu hướng tìm đến các công ty có không gian làm việc chuyên nghiệp, thoải mái, thân thiện và tiện nghi.
Hơn cả một nơi để làm việc, văn phòng còn là nơi quảng bá hình ảnh thương hiệu của công ty đến khách hàng, đối tác. Khi khách hàng đến để trao đổi hợp tác thì thứ họ nhìn thấy đầu tiên chính là văn phòng làm việc. Hình ảnh văn phòng làm việc gọn gàng, bố trí chuyên nghiệp, thiết kế tinh tế sẽ tạo ấn tượng tốt với khách hàng và giúp đối tác tin tưởng, mong muốn hợp tác dài lâu.
Thiết kế văn phòng cần đảm bảo những yếu tố quan trọng để công trình có tính thẩm mỹ cao, mang lại không gian làm việc chuyên nghiệp cho các nhân viên của mỗi doanh nghiệp. Một số yếu tố cần lưu ý khi thiết kế văn phòng bao gồm:
Không gian và ánh sáng là hai yếu tố quan trọng cần được quan tâm khi thiết kế văn phòng. Không gian làm việc thoải mái nhất cho nhân viên là không gian mở. Lý do là vì văn phòng mở giúp giảm thiểu tối đa sự cản trở của các bức tường, các vách ngăn, làm cho không gian làm việc không bị bó hẹp, tù túng.
Không gian mở nên bố trí nhiều cây xanh để tạo nên môi trường làm việc gần gũi, thân thiện với thiên nhiên. Từ đó tạo cảm giác thoải mái, cải thiện chất lượng công việc và tinh thần đoàn kết của đội ngũ nhân viên.
Bố trí nhiều cây xanh cho không gian làm việc mở thêm gần gũi và thân thiện với môi trường
Ánh sáng sử dụng trong văn phòng nên là ánh sáng trắng thân thiện với mắt. Đặc biệt nên tận dụng tối đa lượng ánh sáng tự nhiên giúp văn phòng được thoáng đãng, sáng sủa cải thiện tầm nhìn. Đây là một trong những biện pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu mức tiêu thụ điện năng và tiết kiệm chi phí đáng kể.
Khi bố trí không gian làm việc cần chú trọng đến công đoạn bố trí nội thất bên trong văn phòng. Nội thất nên được bố trí thành từng khối, từng lớp riêng biệt. Không nên sử dụng nội thất dạng nguyên khối để thuận thiện trong việc nâng cấp, thêm bớt, sắp xếp, di chuyển khi cần thiết.
Ngoài ra, trang thiết bị điện tử trong văn phòng cũng nên được bố trí tách rời, hạn chế gắn cố định vào bất kỳ không gian nào. Điều này sẽ thuận tiện cho việc sử dụng và di chuyển không gian về sau.
Màu sắc và vật liệu là những yếu tố quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến tính thẩm mỹ của văn phòng cũng như tâm trạng, năng suất làm việc của nhân viên.
Màu sắc và vật liệu phù hợp giúp văn phòng nổi bật và mở ra không gian làm việc giàu cảm hứng
Để tạo nên không gian làm việc thoải mái, các doanh nghiệp nên sử dụng những gam màu chủ đạo phù hợp với văn hóa công ty. Với văn phòng làm việc không gian mở, doanh nghiệp nên sử dụng các gam màu nổi bật, có điểm nhấn để tạo ấn tượng và khơi được nhiều cảm hứng sáng tạo cho nhân viên.
Về vật liệu, cần cân nhắc lựa chọn loại vật liệu có bề mặt nhám, bóng, sần, nhẵn, các vật liệu thân thiện với môi trường như gỗ óc chó, gỗ gụ, gỗ hương, gỗ sồi,…
Ngoài ra, để tối ưu chi phí, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn vật liệu từ gỗ công nghiệp được phủ melamine, laminate hay acrylic,… Dù sử dụng chất liệu nào, một điều “bất di bất dịch” cần phải ghi nhớ chính là vật liệu phải có sự liên kết, hài hòa với thiết kế văn phòng, màu sắc chủ đạo, ánh sáng bên trong,…
Giao tiếp và họp nhóm là hoạt động cần thiết để nhân viên có thể phổ biến công việc và giải quyết các vấn đề hiệu quả. Việc thiết kế văn phòng để có một không gian giao tiếp, họp nhóm thoải mái chính là điều được nhiều doanh nghiệp chú trọng.
Không gian giao tiếp, họp nhóm cần được công ty quan tâm khi thiết kế văn phòng
Ngày nay, xu hướng văn phòng hiện đại hướng đến những thiết kế mở nhằm tạo ra không gian giao tiếp, trao đổi, tương tác giữa các nhân viên khi làm việc. Thiết kế này giúp doanh nghiệp tối ưu không gian hiệu quả hơn so với những văn phòng truyền thống trước đây.
Tiện ích và an toàn trong văn phòng làm việc cũng là yếu tố cần được chú trọng khi thiết kế văn phòng. Một số tiện ích cần phải có để hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả như hệ thống điều hòa không khí, wifi, nhà vệ sinh, bãi đỗ xe, phòng họp, lối đi chung và không gian chung, không gian Panty, hệ thống PCCC,…
Ngoài những tiện ích cần thiết, văn phòng phải đảm bảo an toàn cho nhân viên trong quá trình làm việc, giảm thiểu tối đa những rủi ro khi có sự cố bất ngờ. Do đó, những yếu tố về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ trong văn phòng cần được ưu tiên hàng đầu khi lên ý tưởng thiết kế văn phòng làm việc. Một số vấn đề được doanh nghiệp chú trọng để đảm bảo sự an toàn của nhân viên chính là thiết lập cửa thoát hiểm, hệ thống thông báo cháy nổ, bình chữa cháy, hộp cứu hỏa,…
Cùng với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế, xu hướng văn phòng cũng có nhiều thay đổi đáng kể. Nhiều xu hướng thiết kế văn phòng mới ra đời phục vụ cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, mang đến môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên cũng như tạo ra nhiều giá trị cho doanh nghiệp.
Văn phòng linh hoạt và không gian làm việc đa chức năng là xu hướng thiết kế văn phòng mới trong tương lai. Xu hướng này cho phép văn phòng kết hợp giữa làm việc và giải trí, thư giãn. Nội thất và cách trang trí văn phòng giống như một quán cà phê hoặc chú trọng nhiều vào không gian tiện ích như Nap Room, Lounge, Pantry,… giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và tăng khả năng sáng tạo, năng suất công việc.
Văn phòng xanh và bền vững hay còn được gọi là văn phòng thiên nhiên hoặc văn phòng hữu cơ. Đây là mô hình văn phòng nhận được nhiều sự yêu thích ở Việt Nam và trên thế giới với thiết kế hướng đến sự kết nối môi trường tự nhiên với con người trong không gian làm việc.
Văn phòng xanh và bền vững – Xu hướng văn phòng mới được ưa chuộng trong tương lai
Văn phòng xanh và bền vững thường chú trọng đưa yếu tố thiên nhiên vào bên trong không gian tiêu biểu như:
Theo một khảo sát của PwC, có đến 19% nhân viên tham gia khảo sát sẵn sàng làm việc từ xa thay cho việc đến văn phòng hằng ngày, 37% mong muốn được làm việc từ xa tối thiểu 2 ngày/tuần. Điều này phần nào cho thấy làm việc từ xa tất yếu trở thành xu hướng làm việc trong kỷ nguyên mới – kỷ nguyên tập trung vào các mô hình làm việc kết hợp với sự đổi mới trong phương pháp làm việc hiệu quả.
Song, mô hình văn phòng di động cũng được dự đoán trở thành xu hướng mới trong tương lai. Mô hình này giúp doanh nghiệp có thể tối ưu được không gian văn phòng. Mỗi nhân viên sẽ sở hữu không gian làm việc riêng, bên trong mô hình được trang bị nội thất đầy đủ và đảm bảo sự kết nối với các cộng sự. Khi đó, nhân viên có thể tập trung làm việc, thỏa sức sáng tạo mà không sợ bị làm phiền.
Văn phòng tương tác và sáng tạo giúp nhân viên có môi trường làm việc thoải mái, có động lực sáng tạo ý tưởng mới
Theo Báo cáo của Gallup về môi trường làm việc trên toàn cầu, có đến 51% người lao động quyết định nghỉ việc do không gian văn phòng. Bên cạnh đó có nhiều khảo sát cho thấy những nhân sự có chuyên môn tốt, người làm việc trong môi trường sáng tạo mong muốn được làm việc trong không gian văn phòng độc đáo và thoải mái. Điều này đã thôi thúc nhiều CEO của các doanh nghiệp đầu tư văn phòng sáng tạo và đề cao sự tương tác tập thể.
Mô hình văn phòng này sẽ giúp nâng cao năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên. Đồng thời thắt chặt sự gắn kết bên trong đội ngũ nhân sự và nhân viên các bộ phận. Một số văn phòng làm việc sáng tạo được tính toán thiết kế khoa học để tăng sự tương tác trong tập thể. Từ đó giúp nhân viên phối hợp nhiều hơn trong công việc, đoàn kết xây dựng và phát triển công ty lớn mạnh.
Trên đây là những chia sẻ về khái niệm văn phòng là gì, các loại hình, chức năng của văn phòng cùng các thông tin liên quan. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các chủ đầu tư doanh nghiệp hiểu rõ những thông tin quan trọng của văn phòng làm việc, nắm bắt được xu hướng thay đổi văn phòng trong tương lai để có thể kiến tạo nên không gian làm việc sáng tạo, thân thiện, thu hút nhiều nhân tài.
