Coworking Space được ứng dụng rộng rãi tại các nước phát triển. Ở Việt Nam, mô hình văn phòng này đang trở thành một xu hướng. Các doanh nghiệp mới sẽ ưu tiên sử dụng không gian Coworking nhằm tối ưu ý chi phí và linh hoạt trong quá trình sử dụng. Vậy Co working là gì? Tìm hiểu rõ hơn về mô hình văn phòng này trong bài viết sau đây.
Mục lục
Coworking Space là một dạng mô hình văn phòng dùng chung cho các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức hay cá nhân. Tại đây, những người thuê văn phòng sẽ sử dụng chung cơ sở hạ tầng, các dịch vụ tiện ích như in ấn, wifi, cafe,… nhằm tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Loại hình không gian này thường được thiết kế với nhiều concept, đáp ứng đa dạng nhu cầu của các nhóm đối tượng thuê văn phòng.
Coworking Space – Mô hình văn phòng dùng chung
Cộng đồng và tính tiện ích là 2 yếu tố cốt lõi để hình thành nên mô hình Coworking Space. Vậy ưu điểm cũng như lợi ích của mô hình Coworking là gì?
Những văn phòng cho thuê truyền thống thường yêu cầu khách hàng phải ký kết hợp đồng dài hạn. Điều này khá bất tiện đối với những doanh nghiệp Startup. Song, mô hình văn phòng chung sẽ thoải mái hơn về thời gian thuê và thanh toán theo nhiều hình thức khác nhau.
Mỗi văn phòng sẽ có phong cách thiết kế, bố trí nội thất khác nhau để người thuê dễ dàng lựa chọn tùy vào định hướng phát triển và nhân sự của công ty. Việc mở rộng quy mô văn phòng khá đơn giản, không mất quá nhiều thời gian tìm kiếm và di chuyển.
Đối với những công ty mới thành lập, việc lựa chọn Coworking Space sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian, bởi văn phòng đã được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết và luôn trong trạng thái sạch, đẹp. Doanh nghiệp có thể sử dụng ngay sau khi thuê mà không cần phải sửa sang lại.
Văn phòng dùng chung đa dạng về không gian làm việc
Mô hình văn phòng Coworking Space giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí thuê,mua bất động sản và chi phí vận hành cơ sở hạ tầng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng không mất thêm tiền cho việc tu sửa hay trang trí lại nội thất văn phòng.
Nhân viên công ty sẽ được sử dụng cơ sở vật chất hiện đại, trang thiết bị tiên tiến phục vụ cho công việc, giúp đạt hiệu suất cao hơn. Việc sửa chữa, kiểm tra định kì các thiết bị trong văn phòng cũng có đội ngũ chuyên nghiệp hỗ trợ.
Người thuê được phép dùng địa chỉ của Coworking Space để đăng ký giấy phép, khai báo thuế,… Ngoài ra, doanh nghiệp cùng có thể dùng địa chỉ văn phòng để quảng bá giúp gia tăng sự uy tín, khẳng định thương hiệu với đối tác, khách hàng.
Mô hình văn phòng dùng chung giúp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp
Kết nối trong cộng đồng làm việc là điều hết sức cần thiết và đây cũng là yếu tố tạo nên sự thành công của mô hình Coworking Space. Tại nơi cung cấp văn phòng chung sẽ tập hợp nhiều ngành nghề, các doanh nghiệp tụ họp ở đây có thể là đối tác hoặc khách hàng của nhau.
Bên cạnh đó, Coworking Space còn thường xuyên tổ chức các buổi giao lưu giúp các cá nhân, doanh nghiệp chia sẻ về kinh nghiệm, hỗ trợ nhau phát triển trong công việc. Đây được xem là một hệ sinh thái phù hợp với nhiều doanh nghiệp startup hiện nay.
Không gian chung thuận tiện cho việc giao lưu, kết nối
Phần lớn, Coworking Space đều đầu tư vào kiến trúc, tạo nên một không gian làm việc thoải mái nhưng vẫn có sự khác biệt trên thị trường. Do đó, khách thuê có cơ hội sở hữu văn phòng với thiết kế hiện đại và đầy đủ tiện nghi phục vụ cho công việc, kích thích trí sáng tạo. Với không gian được bày trí đẹp mắt, việc gặp gỡ đối tác ngay tại văn phòng làm việc cũng khá thuận tiện, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Không gian làm việc thoáng đãng, kích thích sự sáng tạo
Một điểm cộng của mô hình Coworking là có đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp “ghi điểm” khi khách hàng hay đối tác ghé thăm. Vấn đề an ninh cũng được đảm bảo nhờ đội ngũ bảo vệ nghiêm ngặt, kiểm soát người ra vào văn phòng một cách chặt chẽ.
Ngoài ra, tại các văn phòng dùng chung đều có đội ngũ lao công đảm bảo môi trường làm việc luôn được sạch sẽ. Doanh nghiệp chỉ cần trao đổi về thời gian vệ sinh khi ký hợp đồng để không ảnh hưởng đến sự tập trung của nhân viên trong lúc làm việc.
Không gian tiện nghi, dịch vụ tận tâm
Mô hình Coworking Space được phân chia thành nhiều loại dựa vào phong cách thiết kế, diện tích, vị trí,… Do đó, trước khi thuê, doanh nghiệp cần tìm hiểu về quy mô và lĩnh vực kinh doanh của công ty phù hợp với loại văn phòng Coworking nào.
Trước đây, mô hình văn phòng dùng chung được tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của người làm việc tự do (freelance). Tại Coworking Space truyền thống sẽ có không gian yên tĩnh và thoải mái, phù hợp hơn khi làm việc ở nhà hay hàng quán cà phê. Người thuê sẽ có một chỗ ngồi riêng biệt, không ảnh hưởng đến người khác và cũng không bị ai làm phiền.
Mô hình Coworking Space truyền thống
Coworking Space là một sự lựa chọn lý tưởng cho các công ty startup với không gian vừa đủ dùng, môi trường làm việc hiện đại, tiện nghi và thuận tiện cho việc kết nối với đối tác trong ngành. Một địa chỉ văn phòng tại trung tâm cũng là phương pháp để thu hút đầu tư, hợp tác, tìm kiếm khách hàng,… hiệu quả.
Trước đây, các tòa nhà thường thiết kế văn phòng phân tách theo diện tích,bố trí đơn giản để phục vụ cho các doanh nghiệp có nhu cầu thuê làm việc. Theo xu hướng mới, các chủ đầu tư tòa nhà đã phát triển thêm mô hình Coworking Space với lối thiết kế độc đáo, kích thích sự sáng tạo khi làm việc. Hiện nay, tòa nhà văn phòng Coworking được bố trí đầy đủ các không gian phụ như phòng họp, quầy bánh nước, không gian thư giãn,… tạo sự thoải mái và tiện nghi cho các nhân viên của doanh nghiệp.
Coworking Space nằm trong những tòa nhà văn phòng
Quá trình tìm kiếm và chọn thuê Coworking Space cần dựa trên nhiều yếu tố. Điều này nhằm đảm bảo không gian làm việc có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Văn phòng nếu tọa lạc tại mặt tiền của trục đường chính sẽ nâng tầm hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. Do đó, khi chọn Coworking Space, các doanh nghiệp thường hướng đến những khu vực trung tâm, có đường lớn. Không nên chọn Coworking tọa lạc trong hẻm hay khu vực quá xa trung tâm vì điều này sẽ làm giảm ấn tượng của khách hàng đối với doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc lựa chọn Coworking Space ở trung tâm thành phố sẽ thuận tiện hơn cho việc di chuyển, các dịch vụ công cộng cũng đầy đủ phục vụ tốt cho những người làm việc tại đây. Một vấn đề khác cần chú ý khi tìm thuê là Coworking Space nên có bãi đậu xe để không mất nhiều thời gian di chuyển và các chi phí phát sinh khác.
Chọn Coworking nằm ở trung tâm, thuận tiện đi lại
Doanh nghiệp cần đưa ra ngân sách và lập kế hoạch chi tiết khi có nhu cầu thuê Coworking Space để nhanh chóng tìm được không gian phù hợp với mục đích sử dụng. Tùy vào diện tích và số lượng người sử dụng văn phòng mà mức giá cho thuê sẽ có sự chênh lệch. Bên cạnh đó, trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp cùng cần tìm hiểu kỹ các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng và thỏa thuận thời hạn, hình thức thanh toán rõ ràng.
Với các Freelance, khi chọn Coworking Space chỉ cần đảm bảo không gian thoáng đãng, phong cách thiết kế phù hợp với sở thích cá nhân. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp thì cần chú ý hơn vào việc chọn không gian và cách bố trí nội thất của Coworking. Điều này nhằm mang đến một môi trường làm việc phù hợp với nhân viên cũng như lĩnh vực đang hoạt động.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên chọn văn phòng có nhiều chỗ ngồi hơn số lượng nhân viên thực tế bởi quy mô công ty có thể sẽ cần mở rộng trong tương lai. Khi đó, doanh nghiệp không cần phải di chuyển văn phòng mà vẫn có thể tuyển thêm nhiều nhân sự.
Không gian làm việc phù hợp với từng doanh nghiệp
Coworking Space sẽ có đầy đủ các dịch vụ và tiện ích của một văn phòng truyền thống. Ngoài ra còn được trang bị thêm nhiều tiện ích khác để phục vụ cho người sử dụng như: phòng gym, khu đọc sách, khu giải trí,… Tuy nhiên, hiện nay có nhiều nơi cung cấp mô hình cho thuê Coworking quảng cáo sai sự thật về các dịch vụ, tiện ích nên doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ trước khi thuê.
Bên cạnh những tiện ích mang lại thì mô hình Coworking Space cũng gặp nhiều thách thức. Một phần xuất phát từ sự mới mẻ của mô hình làm việc này nên nhà đầu tư ít kinh nghiệm quản lý. Bên cạnh đó, vì đặc thù của Coworking Space khá phức tạp mà nhiều doanh nghiệp còn e ngại sử dụng.
Do tính chất mở của Coworking nên việc bảo mật dữ liệu giữa các công ty và cá nhân là vấn đề được người thuê quan tâm hàng đầu. Để hoạt động tốt mô hình Coworking Space cần phải xây dựng một hệ thống bảo mật phức tạp hơn so với văn phòng truyền thống. Trường hợp thông tin kinh doanh bị rò rỉ ra bên ngoài hoặc mất dữ liệu riêng tư của doanh nghiệp thì mức độ uy tín của Coworking Space cũng giảm xuống. Chính vì vậy, vấn đề bảo mật và an ninh thông tin là một thách thức lớn của chủ đầu tư mô hình này.
Vấn đề bảo mật thông tin của mô hình không gian làm việc chung
Vấn đề giờ giấc của không gian làm việc chung Coworking cũng khá phức tạp, bởi mỗi công ty sẽ có thời gian làm việc và nghỉ ngơi khác nhau. Do đó, việc quản lý không gian làm việc cũng là một thách thức của mô hình này. Bên cạnh đó, các tài nguyên dùng chung như wifi, máy in, bàn ghế,… cùng cần được quản lý chặt chẽ để tránh hư hỏng hoặc thất thoát.
Đối với các văn phòng truyền thống, công ty/doanh nghiệp có thể thoải mái di chuyển nội thất phù hợp với mục đích sử dụng. Tuy nhiên, ở Coworking Space, khách thuê sẽ không được tự ý sắp xếp hay kéo bàn, ghế, thiết bị và các món đồ trang trí. Điều này sẽ ảnh hưởng khá nhiều đến việc xây dựng văn hóa của công ty. Vì vậy, nhiều khách hàng còn e ngại trước mô hình không gian làm việc chung.
Vấn đề quản lý tại Coworking
Thiếu sự riêng tư là một bất cập lớn của loại hình văn phòng Co-working. Do không gian làm việc chung dành cho tất cả nhân viên nên việc nhìn thấy màn hình máy tính, nghe được cuộc trò chuyện của nhau là điều dễ dàng. Điều này vừa tạo nên sự ồn ào, mất tập trung, vừa không đảm bảo an toàn cho thông tin doanh nghiệp. Đây là một vấn đề mà các khách hàng còn lo lắng khi tìm đến mô hình văn phòng dùng chung.
Coworking Space sẽ tập trung nhiều doanh nghiệp nên việc gặp đối tác hoặc đối thủ cạnh tranh trong cùng một văn phòng là điều không thể tránh khỏi. Để vượt qua thách thức này cũng như thu hút được khách hàng thì chủ đầu tư cần phải sắp xếp vị trí của doanh nghiệp một cách hợp lý, tránh sự xung đột giữa các công ty.
Những hạn chế của mô hình Co-working
Coworking Space ngày càng có xu hướng phát triển mạnh mẽ và chưa có dấu hiệu “hạ nhiệt” cho đến thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, để thu hút thêm nhiều người dùng thì mô hình này cần phải có sự nâng cấp về cơ sở hạ tầng và không gian làm việc để đáp ứng được nhu cầu trong thời đại mới.
Để thu hút nhiều khách thuê và sử dụng, các chủ đầu tư Co-working cần chú trọng ứng dùng nhiều công nghệ mới để hỗ trợ vận hành văn phòng, phục vụ cho công việc. Hơn hết, các chủ đầu tư nên tập trung nhiều vào công năng thay vì không gian truyền thống như trước.
Ngoài ra, có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh Coworking Space để có cách vận hành hiệu quả và tối ưu chi phí. Bên cạnh đó, các chủ đầu tư cũng cần tập trung quảng bá cho mô hình Co-working để tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng hơn trong tương lai.
Ứng dụng công nghệ trong việc quản lý không gian
Coworking Space hiện đang trở thành xu hướng trên nhiều quốc gia. Mô hình này được những doanh nghiệp trẻ ưa chuộng với không gian làm việc tiện nghi, chi phí hợp lý. Các doanh nghiệp nước ngoài hoàn toàn có thể thử sức ở một thị trường mới thông qua Coworking Space với mức đầu tư vừa phải. Đội ngũ hỗ trợ cực kỳ chuyên nghiệp giúp quá trình vận hành công ty diễn ra một cách thuận lợi.
Khách hàng tìm đến Coworking Space luôn mong muốn khám phá những điều mới lạ. Do đó, để kinh doanh tốt mô hình văn phòng chung đòi hỏi chủ đầu tư phải luôn thay đổi sản phẩm, bắt kịp xu hướng để khách hàng không bị nhàm chán và thiếu cảm hứng làm việc.
Sau khoảng 1 – 2 năm sử dụng, Coworking Space cần làm mới không gian bằng cách thay đổi hệ thống đèn chiếu sáng, màu sắc tường, vị trí bàn ghế hay thêm vào các món đồ trang trí. Điều này sẽ góp phần tạo nên một không gian làm việc mới lạ mà không mất quá nhiều chi phí. Ngoài ra, có thể bổ sung thêm các dịch vụ, tiện ích khác cho nhân viên văn phòng như phòng thể hình, khu vực game, khu vực thư giãn,… nhằm tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp và lành mạnh.
Cần tích hợp nhiều dịch vụ cho Coworking Space
Có thể thấy, mô hình Coworking Space cung cấp đầy đủ các tiện ích văn phòng cho các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp. Khách thuê sẽ không mất quá nhiều chi phí đầu tư ban đầu cũng như chi phí vận hành. Hiện nay, mô hình cho thuê này cũng đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, hứa hẹn sẽ trở thành xu hướng của nhiều doanh nghiệp mới trong tương lai.
