Mô hình văn phòng ảo là gì mà được đông đảo doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn hiện nay? Thực chất, loại văn phòng này không còn quá xa lạ trong giới bất động sản mà rất phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ, startups. Lựa chọn văn phòng ảo chính là bài toán kinh tế giúp các cơ sở kinh doanh cân đối ngân sách, nguồn lực. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về loại hình bất động sản hấp dẫn này qua bài viết dưới đây.
Mục lục
Khi đề cập đến khái niệm văn phòng ảo, nhiều người thắc mắc “văn phòng ảo tiếng Anh là gì?” Virtual Office chính là tên tiếng Anh của văn phòng ảo, là một loại hình văn phòng cho thuê với diện tích 0m². Hiểu một cách đơn giản thì văn phòng ảo chỉ cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần sử dụng đến diện tích thực tế.
Hay nói cách khác, Virtual Office chính là văn phòng đại diện để giúp các doanh nghiệp đủ điều kiện đăng ký kinh doanh, thực hiện đầy đủ các giao dịch thương mại và đảm bảo tính pháp lý. Mô hình này sẽ cung cấp cho người thuê tất cả các tiện ích như một văn phòng thực tế bao gồm: bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, phòng tiếp khách,…
Mô hình văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ có đủ điều kiện đăng ký kinh doanh
Lựa chọn văn phòng ảo hay văn phòng truyền thống vẫn là băn khoăn của không ít doanh nghiệp. Để có thể giúp khách hàng đưa ra lựa chọn tốt nhất, dưới đây là sự so sánh các yếu tố giống và khác nhau giữa hai mô hình văn phòng này:
| Các yếu tố | Văn phòng truyền thống | Văn phòng ảo |
| Vị trí |
|
|
| Mức chi phí |
|
|
| Không gian làm việc | Không gian làm việc thoải mái, chủ động trong quá trình sử dụng, tự mua sắm trang thiết bị hoặc tổ chức các hoạt động công ty. | Cung cấp các dịch vụ như lễ tân, sảnh tiếp khách, khu vực làm việc, phòng họp,… chuyên nghiệp.
Doanh nghiệp không cần vận chuyển trang bị văn phòng và không cần có mặt tại văn phòng làm việc. |
| Khung giờ làm việc | Nhân viên cần khoảng 8-9 tiếng mỗi ngày để làm việc tại văn phòng. Nếu có việc tăng ca thì có thể làm thêm 2-3 tiếng. | Cho phép nhân viên làm việc linh hoạt theo giờ hành chính nhưng phải tuân theo quy định của bên cho thuê. |
| Quản lý và giám sát | Thuận tiện trong việc quản lý và giám sát nhân viên thông qua quan sát trực tiếp. | Khó khăn trong việc quản lý nhân sự vì họ không thường xuyên có mặt tại văn phòng. |
| Tính sở hữu | Chỉ có một doanh nghiệp thuê văn phòng tại một địa chỉ xác định. | Nhiều doanh nghiệp thuê một địa chỉ văn phòng ảo để làm trụ sở chính dễ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn. |
Tại Việt Nam, văn phòng ảo là mô hình bất động sản hợp pháp và không trái với quy định của pháp luật. Điều này đã được minh chứng qua những quy định pháp lý, yêu cầu về điều kiện hoạt động, trách nhiệm và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Cụ thể sẽ được làm rõ dưới đây:
Dựa vào Điều 42 của Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Dựa vào đó, có thể khẳng định pháp luật không cấm nhiều đơn vị doanh nghiệp sử dụng cùng một địa chỉ để làm trụ sở kinh doanh. Đồng thời, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký kinh doanh, thành lập doanh nghiệp và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý khác.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng, nếu đăng ký trụ sở chính và có treo biển hiệu theo đúng quy định nhưng không kinh doanh mà hoạt động ở một địa điểm khác và không có sự khai báo với cơ quan chức năng thì đây là hành vi vi phạm pháp luật. Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền hoặc xử lý bằng nhiều biện pháp khác theo quy định pháp luật.
Mô hình văn phòng ảo được hoạt động hợp pháp tại Việt Nam
Doanh nghiệp cần đáp ứng một số yêu cầu và điều kiện quan trọng dưới đây khi sử dụng mô hình văn phòng làm việc từ xa:
Cần đăng ký giấy phép kinh doanh theo quy định
Văn phòng ảo là một loại hình bất động sản được pháp luật công nhận nên trong quá trình sử dụng cần đảm bảo thực hiện đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ như sau:
Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ đối với khách hàng, nhân viên và pháp luật
Sử dụng văn phòng không gian ảo để làm trụ sở chính kinh doanh một cách hợp pháp mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Đây là một trong những lý do lớn nhất mà các doanh nghiệp mới thành lập thường lựa chọn mô hình văn phòng ảo. Loại hình văn phòng này sẽ giúp khách hàng tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành so với văn phòng truyền thống. Khách hàng không cần chi trả cho các dịch vụ như wifi, bảo trì, điện nước hay vệ sinh và cũng không cần đầu tư vào trang thiết bị, đồ nội thất văn phòng mà vẫn có thể sử dụng đầy đủ các tiện nghi.
Đối với mô hình làm việc từ xa, nhân viên không cần có mặt thường xuyên tại văn phòng và có thể làm việc ở bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối internet. Điều này cho phép doanh nghiệp tổ chức công việc theo ý muốn và tạo ra môi trường làm việc năng động, hiệu quả.
Tạo nên môi trường làm việc linh hoạt, không bó buộc
Các doanh nghiệp truyền thống khi muốn mở rộng quy mô thường sẽ tốn thêm chi phí thuê mặt bằng rộng hơn, mua sắm thêm nhiều thiết bị,… Tuy nhiên, với văn phòng ảo, doanh nghiệp có khả năng mở rộng phạm vi kinh doanh mà không cần văn phòng cụ thể tại một địa điểm. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tuyển dụng hàng trăm nghìn nhân viên làm việc mà không lo thiếu không gian. Ngoài ra, việc tiếp cận và làm việc với đối tác từ khắp nơi trên thế giới cũng dễ dàng hơn.
Văn phòng ảo cung cấp các công cụ và phần mềm hỗ trợ giao tiếp với khách hàng hiệu quả. Theo đó, doanh nghiệp có thể sử dụng email, tin nhắn, cuộc gọi video và các ứng dụng làm việc trực tuyến để liên lạc và tương tác cùng đồng nghiệp, khách hàng, đối tác một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Mặc dù không có văn phòng cụ thể nhưng mô hình văn phòng ảo vẫn giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng chuyên nghiệp với đối tác vì trụ sở chính đăng ký kinh doanh thường nằm ở các vị trí đắc địa. Ngoài ra, nơi đây còn cung cấp đầy đủ các dịch vụ tiện ích khác như: lễ tân, đội ngũ tư vấn viên, phòng họp chuyên nghiệp,…
Dịch vụ đặt phòng họp vô cùng chuyên nghiệp
Văn phòng không gian ảo mang đến rất nhiều tiện ích nổi bật giúp đơn vị thuê có môi trường làm việc chuyên nghiệp. Đây chính là lợi thế để những cơ sở kinh doanh mới vừa tối ưu chi phí, vừa thu hút khách hàng, đối tác.
Văn phòng ảo cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ kinh doanh và số điện thoại cố định. Điều này giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy với khách hàng và đối tác. Doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ và số điện thoại để in danh thiếp, đặt trên website hoặc các tài liệu kinh doanh khác.
Dịch vụ tiếp tân và hỗ trợ khách hàng từ xa cũng là một tiện ích mà văn phòng ảo cung cấp. Các nhân viên tiếp tân có thể hỗ trợ tiếp nhận cuộc gọi điện thoại, trả lời email và chat trực tuyến để giải quyết mọi thắc mắc và yêu cầu của khách hàng. Điều này giúp tăng cường sự chuyên nghiệp và tạo sự hài lòng cho khách hàng mà không cần đến văn phòng vật lý.
Đội ngũ quản lý riêng sẽ hỗ trợ các công việc mà đơn vị thuê văn phòng yêu cầu
Dịch vụ quản lý thư, bưu phẩm và giao nhận hàng hóa tại văn phòng ảo rất tiện lợi, có thể thay doanh nghiệp tiếp nhận và quản lý thư từ, xử lý các loại bưu phẩm, vận chuyển hàng theo yêu cầu. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý và vận chuyển hàng hóa.
Một trong những tiện ích đặc biệt mà nhiều doanh nghiệp quan tâm chính là cung cấp phòng họp ảo hoặc phòng họp trực tiếp theo yêu cầu. Đối với những cuộc họp trực tuyến, doanh nghiệp dễ dàng tổ chức hội họp, buổi thuyết trình và hội nghị từ xa thông qua các công nghệ truyền hình ảnh và âm thanh. Trường hợp phải gặp gỡ khách hàng, đối tác trực tiếp thì doanh nghiệp có thể book phòng họp theo giờ.
Dịch vụ này giúp doanh nghiệp quản lý và tổ chức lịch làm việc của nhân viên từ xa một cách dễ dàng. Nhân viên có thể đăng nhập vào hệ thống và đặt lịch làm việc, điều chỉnh thời gian và địa điểm làm việc, đồng thời chia sẻ thông tin lịch trình với đồng nghiệp. Ngoài ra, loại hình văn phòng này còn cung cấp không gian lưu trữ và chia sẻ tài liệu an toàn, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật từ xa, giúp khắc phục sự cố kỹ thuật nhanh chóng.
Quản lý không gian làm việc trực tuyến vô cùng tiện lợi
Để có môi trường làm việc linh hoạt, năng động và nhiều tiện ích, khách hàng nên tìm đến đơn vị cho thuê văn phòng làm việc không gian ảo chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và mang đến nhiều lợi ích khác.
Lựa chọn nhà cung cấp văn phòng ảo chuyên nghiệp đóng vai trò quan trọng, quyết định đến những lợi ích của doanh nghiệp. Chính vì vậy, trước khi chọn đơn vị cung cấp, doanh nghiệp cần lưu ý đến những yếu tố sau đây:
Lưu ý khi chọn đơn vị cung cấp văn phòng không gian ảo
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thủ tục, hồ sơ pháp lý và cân đối chi phí để thuê dịch vụ văn phòng ảo thuận tiện và nhanh chóng. Dưới đây là những điều mà đơn vị thuê cần lưu ý:
Chuẩn bị các thủ tục pháp lý đầy đủ để thuê văn phòng nhanh chóng
Để việc sử dụng văn phòng làm việc ảo trở nên hiệu quả hơn, đơn vị cho thuê cần có những hoạt động tư vấn, hướng dẫn như:
Tư vấn, hướng dẫn sử dụng văn phòng ảo hiệu quả
Việc chuyển từ mô hình văn phòng truyền thống sang văn phòng ảo sẽ khiến doanh nghiệp gặp phải một số khó khăn do sự thay đổi hoàn toàn về không gian cũng như phong cách làm việc. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
Trang bị những kiến thức cần thiết về văn phòng ảo để thích nghi nhanh chóng
Mô hình văn phòng làm việc ảo còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Chính vì vậy, khi tiếp cận với loại hình văn phòng này, hầu hết các doanh nghiệp vẫn còn nhiều bỡ ngỡ và thắc mắc. Dưới đây là tổng hợp một vài vấn đề thường gặp khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo.
Văn phòng ảo hoàn toàn có thể áp dụng cho mọi loại doanh nghiệp, từ doanh nghiệp vừa và nhỏ cho đến các tập đoàn lớn. Đây vừa là giải pháp giúp linh hoạt không gian làm việc, vừa tiết kiệm chi phí cho việc quản lý và hoạt động của doanh nghiệp.
Đăng ký kinh doanh riêng cho văn phòng ảo là điều cần thiết để đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Điều này cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các trách nhiệm và nghĩa vụ theo quy định.
Văn phòng ảo có thể hoạt động trên toàn quốc hoặc ở một địa phương cụ thể tùy thuộc vào dịch vụ và phạm vi mà nhà cung cấp có thể hỗ trợ. Một số nhà cung cấp có thể cung cấp địa chỉ và số điện thoại ở nhiều địa điểm khác nhau.
Văn phòng ảo không gây ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp mà có thể tạo ra sự chuyên nghiệp và tin tưởng đối với khách hàng, đồng nghiệp và đối tác. Đặc biệt, các địa chỉ cho thuê văn phòng ảo thường nằm ở trung tâm thành phố, điều này góp phần gia tăng điểm tin cậy của doanh nghiệp với những đối tác trong và ngoài nước.
Một số rủi ro có thể gặp phải khi sử dụng văn phòng ảo có thể kể đến như: không có sự gặp gỡ trực tiếp với khách hàng, khó khăn trong việc thiết lập và duy trì mối quan hệ lao động từ xa, vấn đề bảo mật và quản lý dữ liệu từ xa,…
Với sự phát triển của công nghệ và xu hướng làm việc từ xa, văn phòng ảo đã và đang trở thành một giải pháp kinh doanh hấp dẫn cho nhiều tổ chức và doanh nghiệp. Nếu bạn cũng đang tìm kiếm giải pháp nhằm tối ưu chi phí cho doanh nghiệp thì có thể tham khảo các dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc không gian ảo và đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn.
