Không gian làm việc là một trong các yếu tố được chủ doanh nghiệp và nhân viên quan tâm hàng đầu. Bởi một môi trường làm việc có tính thẩm mỹ và đầy đủ trang thiết bị sẽ góp phần gia tăng hiệu suất và nâng cao hiệu quả làm việc. Hiện nay, không gian văn phòng được thiết kế theo nhiều phong cách, doanh nghiệp có thể lựa chọn dựa vào quy mô và loại hình kinh doanh phù hợp.
Mục lục
Không gian làm việc (không gian văn phòng) được tạo nên từ một hay nhiều căn phòng liên kết với nhau. Đây là nơi mà các nhân viên thực hiện các hoạt động đối nội, đối ngoại và những công việc chung của công ty. Để đảm bảo hiệu suất công việc, không gian văn phòng cần phải đảm bảo đầy đủ các trang thiết như: bàn làm việc, ghế ngồi, máy in,… Bên cạnh đó, hệ thống ánh sáng và điều hòa cũng phải căn chỉnh phù hợp. Thông thường một không gian văn phòng sẽ được chia ra 2 phần:
Không gian làm việc hiện đại, đầy đủ tiện nghi
Một không gian văn phòng đẹp, đầy đủ tiện ích và mang dấu ấn thương hiệu sẽ mang đến một môi trường làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên cũng như tạo ấn tượng cho các đối tác.
Một nơi làm việc được trang bị đầy đủ các thiết bị hỗ trợ và có một không gian bày trí bắt mắt chắc chắn sẽ giúp nhân viên của công ty giảm được phần nào căng thẳng, hiệu suất làm việc cũng được gia tăng đáng kể. Đặc biệt, với những khối sáng tạo như Design, Content, Marketing,… không gian làm việc càng được chú trọng, bởi tâm trạng sẽ ảnh hưởng khá nhiều đến hiệu quả công việc.
Không gian làm việc lý tưởng giúp tăng hiệu suất làm việc
Không chỉ đảm bảo tính thoải mái cho nhân viên, không gian làm việc lý tưởng còn đóng góp một phần không nhỏ đến vị thế của công ty. Bên cạnh khu làm việc chính thì văn phòng cần có sảnh và phòng khách để tiếp đón đối tác. Những khu vực này cũng phải được đầu tư về không gian, nội thất để ghi điểm với đối tác/khách hàng. Thực tế, văn phòng không cần thiết kế quá trang trọng mà hãy chú ý bố trí không gian khoa học, thoải mái, đảm bảo sự nghiêm túc và phù hợp với lĩnh vực hoạt động của công ty.
Bên cạnh yếu tố về mức lương và khối lượng công việc thì các ứng viên còn dựa vào không gian văn phòng để quyết định nơi làm việc. Một không gian làm việc hiện đại, đạt tính thẩm mỹ cao sẽ thể hiện được sự coi trọng của ban lãnh đạo đối với nhân viên trong công ty. Chính vì vậy, việc đầu tư văn phòng chuyên nghiệp cũng sẽ giúp doanh nghiệp thu hút nhiều nhân tài hơn.
Không gian văn phòng được đầu tư thể hiện vị thế công ty và thu hút nhân tài
Tuân thủ các nguyên tắc bố trí văn phòng sẽ góp phần tạo nên một không gian làm việc đầy đủ công năng, tối ưu chi phí và đảm bảo sự thoải mái cho ban lãnh đạo cũng như nhân viên.
Không gian làm việc là nơi nhân viên sử dụng trên 8 tiếng/ngày nên trước tiên cần đảm bảo sự thoải mái. Trong quá trình lựa chọn văn phòng cho thuê, doanh nghiệp cần phải tính toán số lượng nhân viên để tránh trường hợp nhồi nhét quá nhiều người gây bí bách, ảnh hưởng đến không gian làm việc, sinh hoạt.
Để đảm bảo sự thoải mái cho nhân viên thì văn phòng cần có lối đi rộng rãi. Hai người có thể đi song song mà không va vào nhau hay chen chúc. Bên cạnh đó, chỗ ngồi của mỗi người cần cách nhau khoảng 80 – 150cm và tốt nhất nên phân chia bàn làm việc để tạo sự riêng tư.
Sắp xếp vị trí làm việc của nhân viên một cách hợp lý
Bên cạnh các thiết bị hiện đại thì một không gian làm việc lý tưởng cần có sự xuất hiện của yếu tố thiên nhiên, có thể là vài chậu cây cảnh hay bể cá. Không gian văn phòng xanh mát, tươi mới không chỉ tạo sự thoải mái cho nhân viên mà còn kích thích tinh thần sáng tạo. Bên cạnh đó, một số loài cây còn giúp hạn chế ảnh hưởng của tia bức xạ đến sức khỏe con người. Vì vậy, việc bố trí cây xanh trong văn phòng là một yếu tố cần thiết.
Nhằm đảm bảo các nhân viên, bộ phận có tính liên kết, thuận tiện trong việc trao đổi, giao lưu, không gian làm việc cần có sự liền mạch. Để làm được điều này, văn phòng cần loại bỏ những bức tường và các món đồ nội thất lớn che chắn tầm nhìn. Nếu muốn phân chia khu vực làm việc giữa các bộ phận mà vẫn dễ dàng trao đổi công việc thì có thể bố trí vài tấm bình phong hoặc vách ngăn bằng kính.
Không gian của các phòng ban cần có sự liền mạch để dễ dàng trao đổi
Ánh sáng cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quá trình làm việc của nhân viên. Để tiết kiệm chi phí và tránh ảnh hưởng đến mắt của nhân viên, văn phòng cần thiết kế cửa sổ ở những vị trí phù hợp, đón ánh sáng tự nhiên. Tùy thuộc vào mô hình công ty và tính chất công việc mà mỗi không gian sẽ bố trí thêm đèn, nhằm đảm bảo đủ ánh sáng để tất cả nhân viên làm việc một cách hiệu quả, thoải mái.
Việc trang bị đầy đủ các thiết bị hỗ trợ cho công việc là yếu tố quan trọng hàng đầu để góp phần thúc đẩy hiệu suất công việc của bộ phận nhân viên. Vì vậy, văn phòng cần đáp ứng những tiện ích cơ bản như: máy in, wifi, máy chiếu, máy fax, máy cắt giấy, các loại giấy, máy photocopy,…
Ngoài ra, một không gian làm việc không thể nào thiếu được các loại tủ, kệ để lưu trữ các tài liệu. Hơn nữa, chúng cần được sắp xếp gọn gàng, bố trí ở những góc khuất để không cản trở việc di chuyển của mọi người và đặc biệt là cần chọn màu phù hợp với không gian văn phòng.
Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị hỗ trợ công việc
Yếu tố phong thủy cũng được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm khi bố trí văn phòng làm việc. Phong thủy đóng vai trò hỗ trợ cho công năng những món đồ nội thất nhờ vào việc mang đến nguồn sinh khí, năng lượng tích cực, giúp không khí được lưu thông trong không gian làm việc.
Để có một văn phòng hợp phong thủy, đảm bảo gia tăng vận may và hút tài lộc thì đồ trang trí cần lựa chọn theo tuổi tác, bản mệnh của chủ doanh nghiệp. Thông thường các vật phẩm như bể cá, tranh tứ quý, chậu cây, đá ngọc hình linh thú,… sẽ được lựa chọn nhiều bởi vừa thẩm mỹ, vừa mang lại nhiều điều tốt lành.
Hiện nay, có rất nhiều phong cách thiết kế được ứng dụng để tạo nên một không gian làm việc lý tưởng cho nhân viên, đồng thời vẫn thể hiện được tầm nhìn, gia trí thương hiệu của công ty. Tham khảo những mẫu không gian văn phòng được nhiều công ty lựa chọn sau đây.
Không gian mở là một văn phòng tập trung nhiều phòng ban có liên quan và làm việc trong cùng một không gian rộng lớn. Các bức tường ngăn cách sẽ được thay thế bằng kính hoặc vách ngăn bán phần để không gian liền mạch, thuận tiện để trao đổi công việc và tạo nên sự gắn kết cho các nhân viên. Thiết kế văn phòng mở còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí và thời gian xây dựng do vì cần phải ngăn nhiều phòng ban riêng, các thiết bị phục vụ công việc có thể dùng chung.
Không gian làm việc mở vô cùng thoải mái, thuận tiện đi lại
Khác với không gian văn phòng mở, không gian làm việc truyền thống có nhiều sự riêng tư hơn bởi các phòng ban trong công ty sẽ được tách biệt bởi vách ngăn toàn phần hay phân tách thành các phòng làm việc riêng với cửa ra vào đóng kính. Loại hình văn phòng này sẽ giảm thiểu tiếng ồn, duy trì sự tập trung cho các nhân viên trong thời gian làm việc, đặc biệt là các bộ phận làm việc liên quan đến số liệu.
Kiểu văn phòng truyền thống được nhiều công ty lựa chọn
Co-working một không gian làm việc chung nhưng khác với kiểu văn phòng mở chỉ có một công ty, nơi đây sẽ hội tụ nhiều doanh nghiệp hoặc freelancer cùng làm việc. Tuy Co-working là một loại hình mới du nhập vào Việt Nam không lâu nhưng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tối ưu chi phí thuê và tu sửa văn phòng. Đồng thời, văn phòng dùng chung sẽ tạo ra một môi trường giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm cho các doanh nghiệp startup.
Co-working – không gian làm việc chung đang là xu hướng
Không gian văn phòng sáng tạo sẽ không được thiết kế theo các chuẩn mực nhất định, mang đến sự độc đáo cho nơi làm việc. Thông thường, các công ty về truyền thông, thiết kế, công nghệ,… sẽ lựa chọn không gian làm việc sáng tạo bởi đội ngũ nhân viên khá trẻ và năng động.
Không gian làm việc sáng tạo thích hợp với công ty có nguồn nhân lực trẻ và năng động
Xu hướng không gian làm việc xanh được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm mang lại bầu không khí trong lành và vẻ đẹp thiên nhiên. Văn phòng xanh không chỉ dừng ở lại ở việc bày trí thêm vài cây xanh mà còn phải tận dụng được nguồn ánh sáng tự nhiên, sử dụng những vật dụng thân thiện với môi trường.
Văn phòng xanh hướng đến sự thân thiện với môi trường, tạo sự thoải mái cho nhân viên
Executive Suite là một không gian văn phòng cao cấp được tích hợp đầy đủ các tiện ích như: phòng nghỉ ngơi, phòng họp, lễ tân,… Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mà Executive Suite có thể trang bị thêm các khu vực tiện ích khác để phục vụ cho hoạt động kinh doanh và quá trình làm việc của công ty.
Executive Suite có phong cách sang trọng, đầy đủ các phòng chức năng
Không gian văn phòng làm việc liền kề chỉ xuất hiện tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp. Tại đây, một công ty sẽ thuê nhiều văn phòng trong một tầng của tòa nhà, các căn phòng sẽ có chung một thiết kế và cùng chia sẻ những tiện ích.
Không gian làm việc liền kề tại các tòa nhà văn phòng
Có thể thấy, không gian làm việc là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như tạo ấn tượng ban đầu với đối tác, khách hàng khi ghé thăm công ty. Bài viết trên đây là một số mô hình không gian văn phòng phổ biến, cùng một vài lưu ý cần thiết cho quá trình thiết kế văn phòng làm việc. Hy vọng rằng những kiến thức hữu ích này sẽ giúp bạn lựa chọn được phong cách thiết kế văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
