Cùng với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế, nhiều doanh nghiệp mới xuất hiện và tìm kiếm tòa nhà cho thuê để đặt văn phòng làm việc nhằm ổn định hoạt động kinh doanh và xây dựng tên tuổi. Trong quá trình tìm kiếm và chọn lọc, bên cạnh vị trí, tiện ích thì chi phí thuê văn phòng cũng là yếu tố tác động đến lựa chọn của doanh nghiệp. Vậy phí thuê văn phòng là gì? Cách hạch toán tiền thuê văn phòng hợp lý ra sao? Cùng cập nhật thông tin bài viết dưới đây để có được lời giải đáp đầy đủ và chính xác nhất.
Chi phí thuê văn phòng là gì? Cách hạch toán tiền thuê văn phòng chuẩn xác
Mục lục
Chi phí thuê văn phòng là chi phí mà doanh nghiệp cần trả cho chủ tòa nhà văn phòng. Đây là chi phí cố định và các tập đoàn, công ty phải trả định kỳ theo quý hoặc theo tháng, tùy vào thỏa thuận lúc ký hợp đồng. Phí thuê văn phòng chiếm một khoản ngân sách không nhỏ mà doanh nghiệp cần bỏ ra để duy trì hoạt động kinh doanh.
Tìm hiểu khái niệm chi phí thuê văn phòng
Chi phí văn phòng không chỉ gói gọn trong một khoảng ngân sách cố định mà bao gồm nhiều chi phí phát sinh khác nhau như: chi phí cố định thuê văn phòng, chi phí biến đổi theo thực tế sử dụng, chi phí chi trả một lần trong suốt thời gian thuê và một số chi phí khác.
Các chi phí có thể phát sinh khi thuê văn phòng
Chi phí cố định khi thuê văn phòng làm việc thường sẽ không thay đổi trong suốt thời gian thuê theo thỏa thuận trong hợp đồng. Cụ thể, chi phí cố định sẽ bao gồm:
Chẳng hạn, doanh nghiệp và đơn vị cho thuê ký hợp đồng thuê văn phòng trong thời gian 5 năm với giá là 25$/m² thì mức giá này sẽ được duy trì cố định trong suốt thời gian thuê. Thỏa thuận này sẽ được thông qua khi hợp đồng có hiệu lực.
Chi phí này bao gồm toàn bộ các loại chi phí mà doanh nghiệp cần chi trả trong suốt quá trình sử dụng tiện ích, dịch vụ mà tòa nhà cho thuê văn phòng cung cấp. Các dịch vụ thuộc phí quản lý chi trả như: phí chăm sóc cây cảnh, nước sử dụng trong WC, phí vệ sinh văn phòng, hệ thống điều hòa và ánh sáng trong khu vực sảnh công cộng, dịch vụ lễ tân, an ninh,…
Chi phí quản lý hay phí dịch vụ là chi phí cố định mà doanh nghiệp cần chi trả
Chi trả thuế VAT cho hợp đồng thuê văn phòng là mức phí cố định bắt buộc phải chi trả theo quy định của Nhà nước.
Chi phí biến đổi theo thực tế sử dụng là chi phí phát sinh hàng tháng mà doanh nghiệp sử dụng trên thực tế. Chẳng hạn như chi phí gửi xe cho nhân viên, chi phí điện nước,…
Cách tính chi phí tiền điện điều hòa có sự khác nhau giữa các thứ hạng văn phòng cho thuê. Cụ thể, văn phòng cho thuê hạng C sẽ được tính riêng tiền điện tiêu thụ trong văn phòng và tiền điện điều hòa. Văn phòng hạng B và hạng A thì sẽ tính gộp vào chi phí dịch vụ.
Trong trường hợp tính riêng thì chi phí tiền điện điều hòa thông thường sẽ được tính theo m², dao động từ 1 – 1,5$/m²/tháng. Vì vậy khi thuê văn phòng, doanh nghiệp cần hỏi kỹ đơn vị cho thuê vấn đề này để chủ động trong việc chi trả.
Chi phí này sẽ bao gồm tất cả điện năng tiêu thụ trong diện tích văn phòng mà doanh nghiệp đã thuê để chiếu sáng, duy trì hoạt động cho các thiết bị điện, máy tính,…
Tiền điện tiêu thụ bên trong văn phòng: Chi phí cố định khi thuê văn phòng
Tiền nước sẽ được tính theo cách thức của tòa nhà cho thuê vì không phải đơn vị cho thuê văn phòng nào cũng tính riêng phí sử dụng nước. Một số tòa nhà sẽ gộp tiền nước vào chi phí dịch vụ, một số khác sẽ tính theo mức sử dụng thực tế hàng tháng. Trường hợp thứ hai thường áp dụng phổ biến khi các doanh nghiệp thuê tòa nhà chung cư hoặc nhà riêng để đặt văn phòng làm việc.
Chi phí đỗ xe của nhân viên doanh nghiệp sẽ được tính dựa trên số lượng ô tô, xe máy của nhân viên. Thông thường các tòa văn phòng cho thuê sẽ miễn phí một lượng xe nhất định, số còn lại sẽ được tính phí dao động từ 80.000 – 300.000 đồng/tháng/xe máy và 500.000 – 2.000.000 đồng/tháng/ô tô. Chi phí dao động sẽ phụ thuộc vào văn phòng đó là hạng A, B, hay C và tọa lạc ở khu vực nào.
Đây là loại chi phí mà các doanh nghiệp thuê văn phòng chỉ cần chi trả một lần duy nhất cho toàn bộ thời gian thuê theo hợp đồng. Điều này áp dụng cho văn phòng hạng A, B, C hay văn phòng giá rẻ, văn phòng cao cấp, ngoại trừ văn phòng ảo.
Chi phí chỉ chi trả một lần trong suốt thời gian thuê văn phòng
Theo đó, chi phí chỉ chi trả một lần duy nhất trong suốt thời gian thuê văn phòng bao gồm 2 khoản:
Là chi phí mà doanh nghiệp cần trả cho đơn vị cho thuê khi hết thời gian thỏa thuận trong hợp đồng nhưng không tiếp tục gia hạn thêm. Chi phí này bao gồm chi phí dọn dẹp vách ngăn, phá dỡ hạng mục trang trí nội thất,…
Khi doanh nghiệp thuê người đến thi công, thiết kế nội thất văn phòng, mặc dù tiền thuê sẽ được miễn phí nhưng chủ đầu tư sẽ tính phí dịch vụ như tiền nước, tiền điện,… Thông thường, mức chi phí này sẽ dao động trong khoảng từ 1 – 5 USD/m²/tháng, phụ thuộc vào văn phòng thuê là hạng A, B hay C.
Thực tế, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có những khoản phát sinh bất thường và chi phí thuê văn phòng cũng vậy. Doanh nghiệp không chỉ chi trả các khoản phí cố định, điện nước mà còn chi trả thêm một số chi phí bất thường trong quá trình thuê văn phòng, điển hình là phí làm ngoài giờ.
Chi phí làm ngoài giờ – Chi phí văn phòng phát sinh bất thường doanh nghiệp cần chi trả
Phí làm ngoài giờ bao gồm phí tiền dịch vụ, tiền nước nhà vệ sinh, tiền điện khu vực công cộng, tiền thang máy, tiền điện cho hệ thống điều hòa trung tâm mà doanh nghiệp cần chi trả khi văn phòng làm việc thêm giờ.
Có 3 cách để tính chi phí ngoài giờ được áp dụng phổ biến nhất là:
Ngoài những chi phí thuê văn phòng kể trên, các doanh nghiệp cần chú ý vì chi phí thuê có thể thay đổi do quy định của hợp đồng.
Để tính được diện tích văn phòng cần chi trả, doanh nghiệp có thể dựa vào nhiều phương pháp khác nhau như diện tích mép ngoài của vách và tường bao quanh văn phòng, diện tích của tim tường, diện tích thông thủy,…
Cần xác định rõ diện tích văn phòng mà doanh nghiệp phải trả tiền cho đơn vị cho thuê để tránh tranh chấp về sau
Thông thường, cột bên trong văn phòng vẫn được cộng vào diện tích cần chi trả. Doanh nghiệp cần nắm rõ điều này và lưu ý khi thuê để tránh mất tiền vào những khoản không cần thiết.
Hiện nay, các đơn vị cho thuê văn phòng đều cho thuê theo đơn vị tiền tệ là USD theo quy định của Nhà nước. Vì vậy, một số tòa nhà cho thuê có thêm điều khoản điều chỉnh chi phí văn phòng và phí dịch vụ trong mỗi kỳ thanh toán tùy theo tỷ giá thực tế.
Hầu hết các tòa nhà văn phòng cho thuê hiện nay đều có quy định điều chỉnh chi phí cho thuê theo thời gian nhất định. Tùy vào sự biến động của thị trường mà chi phí thuê văn phòng có thể tăng hoặc giảm.
Hoạt động kinh doanh của các tập đoàn, doanh nghiệp không thể tách rời với văn phòng. Với một số công ty kinh doanh lĩnh vực đặc thù, vị trí đặt văn phòng đóng vai trò then chốt đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, để doanh nghiệp ổn định và phát triển bền vững thì cần lựa chọn văn phòng làm việc hiện đại, giao thông thuận tiện. Thế nhưng một văn phòng “trong mơ” thì chi phí thuê sẽ thế nào? Có đắt hay không?
Chi phí để thuê một văn phòng làm việc có đắt hay không?
Chi phí thuê văn phòng đắt hay rẻ phụ thường phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của doanh nghiệp khi tìm kiếm văn phòng cho thuê. Bên cạnh đó, chi phí thuê còn bị ảnh hưởng bởi những yếu tố sau đây:
Bên cạnh việc nắm rõ những khoản chi phí phải chi trả, các thủ tục pháp lý liên quan khi thuê văn phòng thì doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau:
Những lưu ý mà doanh nghiệp cần biết khi thuê văn phòng
Hợp đồng thuê văn phòng làm việc thường được tính theo năm. Với hợp đồng có thời hạn thuê dưới 3 năm thì giá thuê sẽ không có sự thay đổi. Trong trường hợp thuê văn phòng dài hạn, chi phí thuê sẽ được điều chỉnh 2 năm/lần để xem xét tăng hoặc giảm tùy vào tình hình thực tế của thị trường.
Diện tích văn phòng cần trả tiền là diện tích mà doanh nghiệp đã sử dụng trong thực tế. Việc xác định rõ sẽ tránh được những tranh chấp không đáng có về sau cho doanh nghiệp.
Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp và đơn vị cho thuê cần thống nhất rõ về phương thức, thời gian thanh toán cùng những thay đổi khi có sự điều chỉnh tỷ giá trong mỗi lần thanh toán.
Cần thỏa thuận rõ về các loại phí thuê văn phòng với đơn vị cho thuê
Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp cần nắm rõ mức phí cần chi trả trong quá trình thuê. Điều này giúp cho quá trình hợp tác giữa hai bên diễn ra thuận lợi, rõ ràng và minh bạch. Một số chi phí mà doanh nghiệp cần thỏa thuận bao gồm:
Chi phí thuê văn phòng chiếm một khoản ngân sách không nhỏ trong doanh nghiệp để đảm bảo sự vận hành. Vì thế, các tập đoàn, công ty cần biết cách hạch toán thuê văn phòng hợp lý để không ảnh hưởng đến tài chính doanh nghiệp.
Cách hạch toán thuê văn phòng chuẩn xác cho doanh nghiệp tham khảo
Trường hợp thanh toán trước tiền thuê văn phòng sẽ dựa vào hợp đồng, chứng từ thanh toán và việc hạch toán sẽ được thực hiện như sau:
Nợ TK 331
Có 111, 112.
Cách hạch toán tiền thuê văn phòng trong trường hợp thanh toán chi phí theo tháng hoặc nhận được hóa đơn hàng tháng sẽ được thực hiện như sau:
Nợ TK 154, 627, 641, 642
Có TK 331, 111, 112.
Trường hợp thanh toán sau chi phí thuê văn phòng hoặc nhận hóa đơn, việc hạch toán sẽ được tiến hành như sau:
Hạch toán tiền thuê văn phòng trong trường hợp thanh toán sau
Nợ TK 154, 627, 624 (Tùy vào mục đích thuê văn phòng, phục vụ cho bộ phận nào sẽ xếp vào chi phí ấy).
Có TK : 335 (có thể phát sinh thêm chi phí nhưng chưa được chi trả trên thực tế).
Nợ TK 335
Có TK 111, 112 (với trường hợp thanh toán).
Có TK 331 (với trường hợp nhận được hóa đơn).
Chi phí thuê văn phòng hạch toán trả trước nhiều kỳ cần phải cân nhắc mục đích sử dụng để ước tính chi phí phù hợp:
Nợ TK 242: Tổng số tiền.
Nợ TK 133: (Trường hợp có hóa đơn GTGT -> Thuê nhà của công ty/doanh nghiệp).
Có TK: 331,111, 112.
Như vậy, chi phí thuê văn phòng sẽ bao gồm chi phí cố định cùng nhiều khoản chi phí khác mà doanh nghiệp cần phải chi trả. Tùy vào điều kiện, quy mô của mỗi công ty để lựa chọn văn phòng làm việc với mức giá phù hợp. Với cách hạch toán tiền thuê văn phòng được chia sẻ trên đây, mong rằng doanh nghiệp đã nắm được cách hạch toán chuẩn xác và áp dụng hiệu quả.
