Hot desking là gì? Những lợi ích chỗ ngồi linh hoạt tại văn phòng

Tìm hiểu về mô hình Hot desking (chỗ ngồi linh hoạt)

Hot desking là một xu hướng ngày càng phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại. Đây không chỉ đơn giản là giải pháp linh hoạt, tiết kiệm chi phí mà hơn thế còn mang đến sự thay đổi trong cách chúng ta làm việc và tương tác hằng ngày. Vậy Hot desking là gì? Đâu là ưu điểm của không gian làm việc linh hoạt Hot desking? Hãy cùng The Hallmark khám phá trong bài viết dưới đây!

1. Hot desking là gì?

Host-desking (hay còn gọi là Flexible Desk) là hình thức chỗ ngồi làm việc linh hoạt – nơi các cá nhân có thể lựa chọn bất kỳ bàn làm việc nào trong văn phòng. Theo đó, nhân viên không ngồi cố định tại một vị trí mà thay vào đó, họ di chuyển linh hoạt và ngồi tại bất cứ đâu mình muốn. Hot-desking thường nằm trong các văn phòng chia sẻ (Coworking Space).

Hot desking là gì?

Cùng với xu hướng làm việc từ xa, mô hình hot-desking (chỗ ngồi linh hoạt) cũng ngày càng trở nên phổ biến trong môi trường hiện đại. Lý do khiến hot-desking trở thành xu hướng là bởi mô hình này cho phép tất cả mọi người làm việc ở thời điểm và không gian mà họ mong muốn. Điều này đáp ứng tốt nhu cầu không chỉ cho cá nhân mà còn với các doanh nghiệp tư nhân và tập đoàn đa quốc gia.

Mô hình hot-desking được phát triển nhằm tối đa hóa hiệu quả sử dụng không gian đồng thời giảm thiểu rủi ro bằng cách cắt giảm diện tích văn phòng dư thừa.

2. Các tiện ích mô hình Hot desking cung cấp

Mô hình hot-desking mang đến không gian làm việc mở, nơi tất cả mọi người có thể linh hoạt thay đổi vị trí làm việc của mình. Cùng với không gian làm việc rộng thoáng, hot-desking còn cung cấp một loạt các tiện ích nhằm đáp ứng nhu cầu trong công việc, bao gồm:

2.1. Ổ cắm điện

Hình thức chỗ ngồi linh hoạt luôn đi kèm với ổ cắm điện ở mọi vị trí bàn làm việc. Với sự phát triển của công nghệ và sự phụ thuộc ngày càng lớn vào các thiết bị điện tử, việc có đủ ổ cắm để sạc máy tính, điện thoại di động và các thiết bị khác là rất cần thiết. Điều này giúp mọi người có đủ nguồn năng lượng cần thiết để làm việc một cách hiệu quả.

2.2. Phòng họp

Việc tổ chức cuộc họp trong môi trường làm việc chung nhiều người có thể không phù hợp. Tuy nhiên, tiện ích phòng họp được hot-desking cung cấp sẽ giúp giải quyết vấn đề này. Theo đó, bạn có thể đặt phòng họp trước thông qua website, ứng dụng hoặc đặt trực tiếp tại quầy lễ tân. Không gian phòng họp hiện đại và tiện nghi sẽ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, đảm bảo tính chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.

Mô hình hot-desking cung cấp tiện ích phòng họp hiện đại

2.3. Thiết bị in ấn

Không gian hot-desking cũng thường lắp đặt các máy in, máy photocopy để mọi người có thể sử dụng. Theo đó, bạn có thể đăng nhập web hoặc cài đặt ứng dụng để tiến hành in tài liệu, giấy tờ cần thiết cho công việc. Việc có sẵn các thiết bị in ấn trong môi trường làm việc chung giúp tối ưu hóa công việc và tiết kiệm thời gian đáng kể.

2.4. Tủ lưu trữ cá nhân

Tủ lưu trữ cá nhân là một phần tiện ích quan trọng của mô hình hot desking. Chúng cho phép người dùng lưu trữ các vật dụng cá nhân và tài liệu quan trọng một cách an toàn trong suốt thời gian làm việc. Điều này cũng đồng thời giúp duy trì sự gọn gàng và tổ chức trong không gian làm việc chung.

2.5. Công nghệ và Internet

Hiện nay, công nghệ và Internet là yếu tố cực kỳ quan trọng, không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. Chú trọng vào điều này, mô hình chỗ ngồi linh hoạt cũng mang đến nhiều tiện ích về công nghệ nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng. Trong đó phải kể đến:

• Internet tốc độ cao và ổn định: Bằng việc cung cấp Internet tốc độ cao, mô hình này giúp người dùng kết nối liên tục và không bị gián đoạn. Từ đó đảm bảo quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả tốt nhất.
• Trang bị công nghệ hiện đại: Hot-desking cũng thường được trang bị các thiết bị hiện đại phục vụ công việc như máy tính để bàn, màn hình lớn, hệ thống dây cáp kết nối (VGA, DVI hoặc HDMI),…
• Bảo mật và quản lý dữ liệu: Bảo mật dữ liệu là một vấn đề quan trọng cần được chú trọng. Do đó, các không gian hot desking thường trang bị hệ thống bảo mật mạnh mẽ như tường lửa, mã hóa, kiểm soát truy cập,…

Các thiết bị công nghệ và Internet được trang bị đầy đủ tại không gian hot-desking

2.6. Các khu vực chung khác

Mô hình hot desking không chỉ tạo ra không gian làm việc hiệu quả mà còn xem xét đến sự thoải mái và tiện nghi của người sử dụng. Được xây dựng như hầu hết các môi trường làm việc khác, hot desking cũng bao gồm nhiều khu vực tiện nghi như: phòng tắm, nhà vệ sinh, khu vực pantry, phòng sinh hoạt chung, ban công, sân vườn,…

Như vậy, ngoài những giờ làm việc căng thẳng, mệt mỏi, mọi người có thể thoải mái nghỉ ngơi, thư giãn hoặc ăn uống để lấy lại năng lượng cho những giờ làm việc tiếp theo. Điều này cũng giúp thúc đẩy sự tương tác, kết nối giữa mọi người, tạo nên một môi trường làm việc độc đáo và thú vị.

3. Ưu điểm của không gian Hot-desking

Hot-desking đã nhanh chóng trở thành xu hướng phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại. Không chỉ mang đến lợi ích cho mỗi cá nhân mà còn với cả những doanh nghiệp hiện nay. Cụ thể, mô hình này sở hữu nhiều ưu điểm như sau:

3.1. Đối với doanh nghiệp

• Hiệu quả về chi phí: Thay vì phải thuê một văn phòng lớn với nhiều chi phí đầu tư ban đầu, doanh nghiệp có thể tận dụng không gian hot-desking. Cụ thể, doanh nghiệp chỉ cần trả phí thuê cho số lượng bàn làm việc thực tế đã sử dụng. Điều này giúp giảm chi phí thuê mặt bằng song vẫn đảm bảo không gian làm việc hiệu quả.

Hot-desking giúp tiết kiệm chi phí so với đầu tư xây dựng văn phòng truyền thống

• Môi trường linh hoạt: Với hot desking, doanh nghiệp có thể tạo ra môi trường làm việc linh hoạt và dễ dàng thích nghi trước những thay đổi. Mô hình này đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động. Không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu hồi vốn khi cần thiết mà còn giúp ngăn chặn những rủi ro liên quan đến việc mở văn phòng.
• Thu hút nhân tài: Thay vì giới hạn tuyển dụng ở một khu vực nhất định, giờ đây doanh nghiệp có thể thu hút nhân tài ở khắp mọi nơi mà không cần một không gian riêng để làm việc. Bởi hot-desking đã cho phép phát triển và quản lý đội ngũ nhân viên từ xa một cách hiệu quả.

3.2. Đối với cá nhân

• Tăng tính linh hoạt: Mô hình này cho phép nhân viên ngồi làm việc tại bất cứ đâu trong không gian làm việc. Nhờ đó, họ có thể tận dụng thời gian và không gian một cách linh hoạt để làm việc một cách hiệu quả.
• Tăng hiệu suất làm việc: Hot-desking được bố trí thành không gian làm việc chuyên nghiệp, đầy đủ tiện nghi phục vụ công việc. Điều này giúp tạo cảm hứng làm việc mạnh mẽ và cải thiện hiệu suất đáng kể.

Làm việc trong không gian hot-desking giúp tăng hiệu suất công việc

• Tiết kiệm chi phí: Nếu bạn là một người làm việc tự do (freelancer) đang tìm kiếm một không gian văn phòng chuyên nghiệp mà không quá ràng buộc về hợp đồng thuê, hot-desking chính là lựa chọn hàng đầu.
• Tạo cơ hội học hỏi: Cá nhân làm việc tại hot-desking thường có cơ hội gặp gỡ và làm việc với những người đến từ nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Điều này tạo ra nhiều cơ hội giao lưu, học hỏi và mở rộng mối quan hệ xã hội.

4. Nhược điểm của loại hình Hot-desking

Bên cạnh nhiều lợi ích quan trọng mang lại cho cả cá nhân và doanh nghiệp, mô hình hot-desking vẫn còn tồn tại hạn chế nhất định. Trong đó, hạn chế lớn nhất có lẽ là tính bảo mật trong công việc.

Nhược điểm lớn nhất của hot desking là tính bảo mật trong công việc

Nếu doanh nghiệp muốn bảo mật các thông tin, dữ liệu quan trọng thì nên cân nhắc sử dụng các phòng họp riêng tư sẵn có tại hot-desking. Như đã đề cập ở trên, mô hình này cũng cung cấp tiện ích phòng họp với đầy đủ các thiết bị hỗ trợ như máy chiếu, màn chiếu, bảng ghi chú,… Điều này giúp tăng tính riêng tư cho các cuộc họp, lập kế hoạch hay thảo luận về chiến lược dài hạn, đặc biệt là khi xung quanh bạn là những công ty hoặc đối thủ khác.

5. Làm sao để biết Hot-desking có phù hợp với bạn?

Có thể thấy, hot-desking mang đến vô số những lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên mô hình này không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi ngành nghề, lĩnh vực.

Để xác định hot-desking có phù hợp với doanh nghiệp, bạn cần xem xét một số yếu tố quan trọng sau đây:

• Cơ cấu tổ chức: Mô hình hot-desking thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, mới bắt đầu hoạt động kinh doanh và chưa có nguồn lực tài chính mạnh. Tuy nhiên, một doanh nghiệp lớn với nhiều phòng ban cũng có thể cân nhắc áp dụng hot-desking cho một số nhóm nhỏ cụ thể.
• Tính chất công việc: Xem xét ngành nghề hoạt động có đòi hỏi tính riêng tư hoặc không gian làm việc cố định hay không. Nếu tính chất công việc có thể linh hoạt làm việc từ xa thì không gian mở hot-desking sẽ là lựa chọn tuyệt vời.
• Mục tiêu hoạt động: Với các doanh nghiệp đang hướng đến mục tiêu mở rộng quy mô hay nghiên cứu, thâm nhập thị trường mới, hot desking chính là giải pháp văn phòng hàng đầu mà doanh nghiệp nên lựa chọn. Theo đó, doanh nghiệp có thể tổ chức hoạt động tại thị trường mới mà không mất quá nhiều chi phí hay ràng buộc về hợp đồng thuê. Đồng thời doanh nghiệp cũng giảm thiểu được rủi ro liên quan đến việc xây dựng văn phòng.
• Ngân sách tài chính: So sánh chi phí của việc thuê một không gian hot-desking với việc thuê văn phòng truyền thống. Xem xét đâu là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hiệu quả.
• Cơ hội trao đổi và hợp tác: Xem xét liệu việc sử dụng không gian làm việc chung có thể tạo ra cơ hội trao đổi và hợp tác tiềm năng với các doanh nghiệp khác hay không.

Doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố khác nhau để lựa chọn hot-desking

Vì tính chất linh hoạt của hot-desking, nhiều doanh nghiệp thường lo lắng về việc theo dõi và quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, việc theo dõi và quản lý từ xa đã trở nên dễ dàng hơn gấp nhiều lần. Quan trọng là doanh nghiệp cần ứng dụng các phần mềm, công cụ quản lý công việc phù hợp với đặc thù hoạt động.

6. Lời kết

Qua những thông tin chia sẻ trong bài, chắc hẳn bạn đã hiểu hơn hot desking là gì cũng như những ưu điểm vượt trội mà mô hình này mang lại. Để xác định liệu hot desking có phải là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp, bạn nên xem xét nhiều yếu tố quan trọng khác nhau. Từ đó đưa ra quyết định thuê văn phòng tốt nhất, đảm bảo hiệu quả về mặt chi phí.