Tìm hiểu tổng quan về Head Office
Head Office là yếu tố đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào hiện nay. Đây không chỉ là địa chỉ được đăng ký trên giấy phép kinh doanh mà còn là nơi đặt văn phòng điều hành và quản lý của doanh nghiệp. Vậy Head Office là gì? Địa chỉ trụ sở chính công ty cần đáp ứng những điều kiện gì? Hãy cùng The Hallmark tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!
Mục lục
Head Office là địa điểm liên lạc của một doanh nghiệp, tổ chức; được xác định bởi một địa chỉ cụ thể và chính xác, bao gồm: số nhà, hẻm, ngõ, ngách, đường phố, phường, quận, thị xã, thành phố, số điện thoại, số fax (nếu có). Nói một cách đơn giản, Head Office là trụ sở chính của doanh nghiệp – nơi diễn ra các giao dịch kinh doanh với đối tác, khách hàng.
Thuật ngữ Head Office là gì?
Việc xác lập địa chỉ trụ sở chính là một trong những bước quan trọng của quy trình thành lập doanh nghiệp. Theo đó, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp bắt buộc phải được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Sở Kế hoạch & Đầu tư) và được thể hiện trên Giấy phép đăng ký kinh doanh.
Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật. Những thủ tục thay đổi này thường sẽ mất một khoản chi phí tương đương với chi phí đăng ký trụ sở mới. Do vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi ra quyết định thay đổi.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm đặt trụ sở chính bất kỳ, miễn là địa điểm đó đáp ứng các quy định pháp lý về việc đặt trụ sở doanh nghiệp. Theo quy định tại Điều 42, Luật Doanh nghiệp 2020:
Quy định về việc đặt địa chỉ trụ sở chính công ty
Có thể thấy, bất kỳ doanh nghiệp nào muốn đi vào hoạt động kinh doanh đều cần có địa chỉ trụ sở chính. Theo đó, Head Office không chỉ là đầu mối liên lạc giữa doanh nghiệp với các cơ quan có thẩm quyền mà hơn thế còn là văn phòng điều hành, nơi nắm giữ mọi thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý trong việc lựa chọn địa điểm đặt Head Office sao cho đáp ứng các quy định cụ thể dưới đây:
Địa chỉ đặt trụ sở chính công ty cần đáp ứng các quy định về đăng ký trụ sở như sau:
Head Office phải có địa chỉ cụ thể, chính xác theo địa giới đơn vị hành chính
Nếu doanh nghiệp lựa chọn thuê văn phòng để đặt trụ sở chính, doanh nghiệp cần lưu ý kỹ đến hợp đồng thuê văn phòng. Cụ thể cần xác minh rõ ràng những yêu cầu về quyền sở hữu, thời hạn thuê, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên,… Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp đồng thời giảm thiểu rủi ro, chi phí cho các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh.
Trong trường hợp trụ sở chính chưa có số nhà, tên đường, phường, xã,… doanh nghiệp phải xin giấy xác nhận của địa phương để khai báo với cơ quan đăng ký.
Căn cứ theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Luật Nhà ở năm 2014: Nhà chung cư là nhà có từ 02 tầng trở lên, trong đó bao gồm nhiều căn hộ độc lập nhau, có lối đi và cầu thang chung. Bên cạnh đó còn có hệ thống hạ tầng sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân, tổ chức.”
Nhà chung cư được chia thành 2 loại hình chính, bao gồm:
Trụ sở chính không đặt tại chung cư được xây dựng với mục đích để ở
Theo các quy định, doanh nghiệp không được phép đăng ký trụ sở chính tại các căn hộ chung cư hay nhà tập thể được xây dựng với mục đích để ở. Quy định này nhằm đảm bảo sự an toàn và lợi ích cho các cư dân sinh sống tại đó.
Trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng địa chỉ chung cư để đặt trụ sở chính thì cần xuất trình được tài liệu chứng minh đây là dự án chung cư được xây dựng với mục đích sử dụng hỗn hợp. Tài liệu này cần được đính kèm trong bộ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp, nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh để xét duyệt.
Với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện như: kinh doanh thực phẩm, sản xuất, chế biến,… doanh nghiệp phải đăng ký giấy phép con trước khi đi vào hoạt động chính thức. Kèm với đó, địa chỉ trụ sở chính cũng cần đáp ứng đầy đủ điều kiện để được cấp Giấy phép kinh doanh ngành nghề.
Ví dụ: Các doanh nghiệp hoạt động trong nhóm ngành sản xuất, chế biến không được đặt trụ sở chính trong trung tâm thành phố hay gần các khu dân cư, trường học. Thay vào đó, vị trí đặt Head Office phù hợp sẽ là các vùng ngoại ô lân cận, xa khu dân cư nhằm tránh ảnh hưởng đến cuộc sống của người dân.
Ngoài những quy định liên quan đến việc đặt trụ sở chính công ty, các chủ doanh nghiệp cũng cần nắm rõ quy định về việc treo biển tại trụ sở chính.
Điều 34 Luật Quảng cáo 2012 có quy định cụ thể, biển hiệu công ty cần bao gồm các thành phần sau:
Ngoài nội dung biển hiệu, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến vị trí đặt biển. Theo đó, biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa, đồng thời không lấn ra ngoài vỉa hè hay lòng đường, tránh làm ảnh hưởng đến giao thông.
Việc treo biển hiệu công ty tại trụ sở chính là nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào vi phạm quy định nào sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10.000.000 – 15.000.000 đồng. Ngoài ra, nếu địa chỉ doanh nghiệp kê khai không có thật hoặc không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp, doanh nghiệp cũng sẽ bị xử phạt về hành chính theo quy định của pháp luật.
Phần dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc thường gặp liên quan đến Head Office!
Căn cứ theo các điều khoản quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, có thể kết luận rằng: Một doanh nghiệp có thể thành lập nhiều địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện, tuy nhiên chỉ được phép đăng ký một trụ sở chính công ty. Điều này nhằm đảm bảo hiệu quả quản lý cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Một doanh nghiệp chỉ được đăng ký một trụ sở chính
Hiện nay, vẫn có khá nhiều người nhầm lẫn “trụ sở chính” và “địa điểm kinh doanh” là một. Tuy nhiên, hai thuật ngữ này lại mang ý nghĩa và cách sử dụng khác nhau, cụ thể như sau:
Địa điểm kinh doanh có thể khác địa chỉ trụ sở chính
Trên thực tế, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thiết lập địa điểm kinh doanh tại một địa chỉ khác mà không phải là trụ sở chính. Ngoài ra, một doanh nghiệp có thể hoạt động tại nhiều địa điểm khác nhau. Tuy nhiên cần lưu ý, nơi đăng ký địa điểm kinh doanh phải căn cứ vào nơi đặt trụ sở chính. Cụ thể, địa điểm kinh doanh không được phép thành lập ngoài phạm vi cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt Head Office.
Địa điểm kinh doanh phải là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh
Trụ sở chính là địa chỉ được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp. Đây thường là địa chỉ liên lạc giữa doanh nghiệp với đối tác, khách hàng hoặc cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên không nhất thiết phải diễn ra hoạt động kinh doanh. Ngược lại, địa điểm kinh doanh lại là nơi bắt buộc thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể.
Địa điểm kinh doanh phụ thuộc vào trụ sở chính
Địa điểm kinh doanh không có mã số thuế riêng mà phải thực hiện hạch toán thuế phụ thuộc vào trụ sở chính theo hình thức kê khai tập trung.
Hiện nay chưa có quy định nào cấm doanh nghiệp đặt trụ sở chính tại cùng một địa chỉ. Nói đơn giản hơn, một địa chỉ đáp ứng đầy đủ các điều kiện hợp pháp có thể được dùng để đăng ký Head Office cho nhiều doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, để tránh nhầm lẫn trong trường hợp này, doanh nghiệp nên ghi địa chỉ một cách chi tiết, bao gồm cả số tầng hoặc tên tòa nhà.
Ví dụ: Tầng 4, Tòa nhà The Hallmark, Đường Trần Bạch Đằng, Phường An Phú, Quận 2, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh.
Bài viết trên đây của The Hallmark đã vừa giúp bạn tìm hiểu Head Office là gì cũng như những quy định liên quan đến việc đặt trụ sở chính doanh nghiệp. Việc tìm hiểu và nắm rõ những quy định này là rất cần thiết nhằm đưa doanh nghiệp đi vào hoạt động một cách hợp pháp, đồng thời giảm thiểu rủi ro về vi phạm pháp luật.
