Branch Office là gì? Phân biệt giữa Branch Office và Head Office

Branch Office là thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực kinh doanh

Branch Office (hay văn phòng chi nhánh) là một phần quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp hiện nay. Đây không chỉ là “cầu nối” để doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới mà còn mang đến sự linh hoạt trong hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này, hãy cùng The Hallmark tìm hiểu: Branch Office là gì? Văn phòng chi nhánh có chức năng gì và cách thức hoạt động ra sao?

1. Thuật ngữ Branch Office là gì?

Branch Office hay còn được gọi là văn phòng chi nhánh, chi nhánh công ty. Đây là thuật ngữ được sử dụng rất phổ biến trong môi trường kinh doanh hiện nay. Vậy cụ thể hơn Branch Office là gì?

Theo Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định: “Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.”

Thuật ngữ Branch Office là gì?

Nói một cách đơn giản, Branch Office là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp, được thành lập tại một địa điểm khác bên ngoài trụ sở chính. Việc thành lập văn phòng chi nhánh nhằm mục đích mở rộng quy mô và thị trường hoạt động của doanh nghiệp.

2. Chức năng của Branch Office

Thông qua tìm hiểu thuật ngữ Branch Office là gì, có thể thấy chức năng của một văn phòng chi nhánh cũng khá tương tự với chức năng của doanh nghiệp. Bao gồm:

• Thực hiện chức năng liên lạc, duy trì mối quan hệ và hợp tác, giao dịch với các đối tác của doanh nghiệp;
• Sản xuất, kinh doanh hàng hóa và cung ứng dịch vụ;
• Thúc đẩy mở rộng các cơ hội đầu tư, kinh doanh mới trên thị trường;
• Nghiên cứu, phân tích, tổng hợp thông tin hữu ích hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới;
• Xúc tiến quảng bá, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến thị trường;

Branch Office có chức năng tương tự như chức năng của doanh nghiệp

• Rà soát thị trường, phát hiện các hành vi xâm phạm, cạnh tranh không lành mạnh, gây ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh và đại diện doanh nghiệp khiếu kiện về các vi phạm đó;
• Đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh và phát triển thị trường trong khu vực hoạt động của mình, đảm bảo tuân theo định hướng và chiến lược đã đề ra;
• Báo cáo cho công ty mẹ kết quả hoạt động, kết quả tài chính, tình hình nhân sự cũng như các vấn đề pháp lý khác liên quan đến hoạt động của chi nhánh;
• Tuân thủ các quy định của pháp luật và pháp quy do doanh nghiệp đặt ra.

3. Ưu và nhược điểm của chi nhánh công ty

Thành lập Branch Office có thể mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, song bên cạnh đó vẫn tồn tại một vài rủi ro, hạn chế nhất định. Do vậy, trước khi ra quyết định thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về ưu – nhược điểm của hình thức này!

3.1. Ưu điểm

Dưới đây là những ưu điểm của việc thành lập văn phòng chi nhánh:

• Branch Office giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và quy mô hoạt động. Từ đó tiếp cận đến nhiều khách hàng tiềm năng và tạo ra các cơ hội kinh doanh mới ở nhiều khu vực khác nhau.
• Xây dựng mối quan hệ gắn kết với các đối tác và khách hàng địa phương, từ đó gia tăng độ uy tín và mức độ nhận biết thương hiệu.
• Việc thành lập chi nhánh tại các tỉnh, thành phố khác nhau giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vận chuyển. Đồng thời cũng thuận tiện hơn trong việc giao dịch, ký kết hợp đồng với đối tác, khách hàng.
• Văn phòng chi nhánh có chức năng tương tự như doanh nghiệp. Theo đó, nó được phép chủ động trong việc tổ chức các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các vấn đề khác trong nội bộ chi nhánh.
• Chi nhánh cũng có quyền thành lập nhiều địa điểm kinh doanh thuộc chi nhánh đó.
• Branch Office cũng được quyền đăng ký con dấu riêng, được phép đại diện công ty mẹ ký kết hợp đồng trong phạm vi ủy quyền của pháp nhân.

Thành lập chi nhánh là cách doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh

3.2. Nhược điểm

Bên cạnh một loạt ưu điểm kể trên, Branch Office vẫn còn tồn tại một vài nhược điểm như sau:

• Thủ tục thành lập chi nhánh công ty khá phức tạp, tương tự như việc thành lập một công ty mới.
• Công ty mẹ phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật về toàn bộ hoạt động cũng như sai phạm của chi nhánh.
• Khâu quản lý, kiểm soát hoạt động của chi nhánh có thể gặp nhiều khó khăn, dẫn đến rủi ro liên quan đến pháp lý.
• Chi nhánh và công ty mẹ có thể gặp nhiều xung đột về mục tiêu, chiến lược và định hướng kinh doanh.
• Chi nhánh công ty phải đóng thuế môn bài hằng năm.

4. Quy định về cách đặt tên chi nhánh công ty

Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc đặt tên chi nhánh như sau:

• Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, trong đó có thể bao gồm các chữ cái: F, J, W, Z, chữ số và ký hiệu;
• Tên chi nhánh được hợp thành từ tên doanh nghiệp và bắt buộc kèm theo cụm từ “Chi nhánh”. Không được sử dụng cụm từ “Doanh nghiệp”, “Công ty” hay các từ ngữ có ý nghĩa tương tự;
• Tên chi nhánh phải được gắn tại trụ sở đăng ký chi nhánh;
• Tên chi nhánh phải được viết hoặc in với khổ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ, hồ sơ, tài liệu giao dịch do chi nhánh phát hành.

Như vậy, việc đặt tên chi nhánh đã được quy định rất rõ trong Luật Doanh nghiệp 2020. Do đó, nếu doanh nghiệp có bất kỳ sai phạm nào so với quy định kể trên thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính từ 30.000.000 – 50.000.000 đồng.

5. Chi tiết thủ tục thành lập Branch Office

Dưới đây là chi tiết thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh công ty theo quy định mới nhất:

5.1. Bước 1: Soạn thảo hồ sơ

Bước đầu tiên quan trọng cần làm là soạn thảo 01 bộ hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh. Trong đó bao gồm đầy đủ các giấy tờ như sau:

• Thông báo thành lập chi nhánh công ty do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Quyết định bằng văn  bản về việc thành lập chi nhánh công ty;
• Bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (riêng công ty tư nhân, công ty TNHH 1 thành viên không cần biên bản này);
• Văn bản quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh;
• Bản sao chứng thực một trong các giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh:
• Đối với cá nhân có quốc tịch Việt Nam: CMND/CCCD/Hộ chiếu;
• Đối với cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Hộ chiếu, giấy phép lao động, giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp;

Soạn thảo hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh công ty

5.2. Bước 2: Nộp hồ sơ

au khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, hồ sơ theo quy định, doanh nghiệp có thể nộồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp muốn lập chi nhánh. Hoặc có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

5.3. Bước 3: Nhận kết quả

Phòng Đăng ký kinh doanh có thẩm quyền kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

• Nếu hồ sơ đảm bảo tính hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh;
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo bằng văn bản về nội dung cần sửa đổi, bổ sung trong hồ sơ.

6. Doanh nghiệp có thể thành lập bao nhiêu chi nhánh?

Căn cứ theo quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 về việc đăng ký thành lập chi nhánh: “Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Một doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.”

Theo như quy định trên, hiện nay một doanh nghiệp có quyền thành lập nhiều chi nhánh tại nhiều khu vực khác nhau. Điều này tùy thuộc vào mục tiêu mở rộng thị trường hoặc quy mô hoạt động của mỗi doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp được phép thành lập nhiều chi nhánh tại nhiều khu vực khác nhau

7. Chi nhánh công ty có tư cách pháp nhân hay không?

Theo quy định tại Điều 84 Bộ luật dân sự 2015: “Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân”. Một tổ chức được công nhận có tư cách pháp nhân khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây theo quy định tại Khoản 1, Điều 74 của Bộ luật dân sự 2015:

• Được thành lập theo quy định của Bộ luật dân sự hoặc luật khác có liên quan;
• Có cơ cấu tổ chức theo quy định tại Điều 83 của Bộ luật dân sự;
• Có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình;
• Nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập.

So sánh với quy định trên, có thể thấy chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không thể tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình. Thay vào đó, công ty mẹ phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật về toàn bộ hoạt động và sai phạm của chi nhánh. Như vậy có thể khẳng định lại, chi nhánh công ty không có tư cách pháp nhân.

8. So sánh Branch Office và Representative Office

Văn phòng chi nhánh (Branch Office) và văn phòng đại diện (Representative Office) là 2 thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong môi trường kinh doanh. Tuy nhiên, rất ít ai có thể phân biệt rõ ràng giữa hai thuật ngữ thông dụng này. Trong phần này, hãy cùng tìm hiểu đâu là điểm giống và khác nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện!

So sánh giữa chi nhánh công ty và văn phòng đại diện

8.1. Giống nhau

Hai thuật ngữ chi nhánh và văn phòng đại diện thường được sử dụng với mục đích khác nhau. Nhưng nhìn chung, giữa chúng vẫn có một vài đặc điểm cơ bản giống nhau như sau:

• Theo Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015, chi nhánh và văn phòng đại diện đều là đơn vị phụ thuộc, hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp;
• Chi nhánh và văn phòng đại diện đều không có tư cách pháp nhân;
• Theo Điều 40 Luật doanh nghiệp 2020, chi nhánh và văn phòng đại diện đều áp dụng chung một nguyên tắc đặt tên;
• Cả hai hình thức đều có thể được thành lập cả trong và ngoài nước;
• Chi nhánh và văn phòng đại diện có mã số thuế riêng;
• Thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở.

8.2. Khác nhau

Để phân biệt điểm khác nhau giữa hai thuật ngữ Branch Office và Representative Office, ta có thể dựa vào những tiêu chí cơ bản sau đây:

Để phân biệt điểm khác nhau giữa chi nhánh công ty và văn phòng đại diện, ta có thể dựa vào 3 tiêu chí cơ bản sau đây:

Dựa vào bảng so sánh trên, có thể thấy văn phòng chi nhánh sẽ có nhiều chức năng hơn, đồng thời linh hoạt hơn trong việc lựa chọn hình thức hạch toán. Tuy nhiên, thành lập chi nhánh cũng đồng nghĩa phát sinh ra nhiều khoản thuế phải nộp như: thuế VAT, thuế môn bài, thuế TNCN, thuế TNDN.

9. Lời kết

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh, Branch Office sẽ là một trong những lựa chọn hàng đầu. Song doanh nghiệp cần phải nắm rõ những quy định cụ thể của pháp luật về việc thành lập chi nhánh công ty nhằm giảm rủi ro và chi phí phát sinh không đáng có. Hy vọng bài viết trên đây của The Hallmark đã mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích!