Quá trình Fit Out văn phòng từ A – Z
Thị trường văn phòng cho thuê ngày càng phát triển giúp các doanh nghiệp dễ dàng tìm được mặt bằng văn phòng phù hợp. Thế nhưng, quá trình Fit Out mới là yếu tố chính giúp biến mặt bằng thô ban đầu thành một môi trường làm việc lý tưởng với đầy đủ chức năng. Vậy Fit Out là gì? Tại sao quá trình Fit Out lại đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp? Theo dõi bài viết để biết thêm chi tiết về quá trình Fit Out văn phòng!
Mục lục
Fit Out – hay còn được gọi là thi công thiết kế mặt bằng, là quá trình biến mặt bằng thô ban đầu thành không gian văn phòng với đầy đủ chức năng và sẵn sàng đưa vào vận hành. Đây được xem là một trong những hạng mục quan trọng của quá trình thiết kế văn phòng. Quá trình này thường bao gồm thi công cho các hạng mục như: hệ thống điện, điều hòa không khí, hệ thống chiếu sáng, sàn, tường, trần, cửa ra vào,…
Fit Out là gì?
Thuật ngữ Fit Out cũng được dùng để chỉ quá trình cải tạo lại văn phòng nhằm mục đích thay đổi diện mạo và hoàn thiện các chức năng tại không gian làm việc cũ.
Thông thường, một quá trình Fit Out phải mất từ 1 – 14 tuần để hoàn thành tùy thuộc vào quy mô, diện tích và độ phức tạp của dự án. Trên thực tế, các dự án với quy mô lớn, đòi hỏi kết cấu và lắp đặt phức tạp có thể kéo dài đến hơn 3 tháng để hoàn thành.
Fit Out văn phòng là giải pháp hàng đầu giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng, nâng cao hiệu suất làm việc đồng thời tạo dựng được hình ảnh thương hiệu tích cực. Cụ thể hơn, quá trình này mang đến nhiều lợi ích quan trọng như:
Fit Out là quá trình biến mặt bằng sàn thô thành các không gian chức năng với đầy đủ tiện nghi. Thông qua quá trình này, mỗi mét vuông văn phòng đều sẽ được thiết kế và tận dụng một cách hiệu quả nhất, từ khu vực bàn làm việc của nhân viên cho đến các không gian chung để thảo luận. Thiết kế tối ưu hóa không gian giúp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng song vẫn đảm bảo mang đến môi trường làm việc thoải mái, sáng tạo.
Fit Out văn phòng được xem là một trong những bí kíp giúp doanh nghiệp “khởi động” lại trạng thái làm việc. Từ đó mang đến nguồn năng lượng tràn trề, sáng tạo và đầy cảm hứng. Nếu doanh nghiệp đang muốn vượt ra khỏi “vùng an toàn” và tìm kiếm những đột phá mới, quá trình Fit Out chắc chắn sẽ là giải pháp hoàn hảo nhất.
Quá trình Fit Out giúp tạo môi trường làm việc đầy cảm hứng
Cùng với sự phát triển, các doanh nghiệp cũng dần mở rộng quy mô để đáp ứng thực tiễn hoạt động. Lúc này, Fit Out sẽ là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp mở rộng không gian văn phòng với cơ sở vật chất hiện đại, tiện nghi. Đây cũng cơ hội tuyệt vời giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh thương hiệu trên thị trường. Qua đó có thể thấy được doanh nghiệp đang không ngừng lớn mạnh, luôn sẵn sàng đón lấy những cơ hội mới để hợp tác và phát triển.
Fit Out là giải pháp mang lại nhiều giá trị thiết thực cho không gian văn phòng. Tuy vậy, để quá trình này diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một vài vấn đề như:
Khi kiểm soát tốt được những yếu tố kể trên, quá trình Fit Out không gian văn phòng sẽ diễn ra nhanh chóng và đúng tiến độ. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí phát sinh không đáng có.
Quá trình Fit Out gần như có thể giúp doanh nghiệp giải quyết toàn bộ những vấn đề về không gian văn phòng từ tổng thể cho đến chi tiết. Trong đó bao gồm các hạng mục như sau:
Các hạng mục triển khai trong quá trình Fit Out
Quá trình Fit Out sẽ có sự thay đổi linh hoạt tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung, quá trình Fit Out văn phòng cơ bản thường gồm các bước sau đây:
Hiện nay, thị trường văn phòng cho thuê đang phát triển cực kỳ mạnh mẽ, mang đến cho doanh nghiệp vô số lựa chọn về mặt bằng thuê. Tuy nhiên, thị trường thay đổi liên tục đòi hỏi doanh nghiệp cần cập nhật nhanh chóng các thông tin về xu hướng hiện tại, thông tin về các tòa nhà, giá thuê, hợp đồng thuê,… Để tìm được văn phòng phù hợp với nhu cầu một cách nhanh chóng, bạn có thể sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín, chuyên nghiệp.
Lựa chọn mặt bằng văn phòng phù hợp
Khi đã có được danh sách văn phòng cho thuê, việc tiếp theo cần làm là khảo sát mặt bằng để đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu doanh nghiệp. Bước này có thể kéo dài từ 1 – 4 tuần với số lượng mặt bằng cần khảo sát thường từ 3 – 20 tòa nhà văn phòng. Triển khai bước này càng sớm thì doanh nghiệp càng tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Sau khi đã chọn được văn phòng cho thuê phù hợp, doanh nghiệp sẽ tiến hành thỏa thuận với chủ tòa nhà. Theo đó, việc trao đổi kỹ càng với tư vấn viên là điều cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích nhất trong thỏa thuận. Ngoài ra, cần xem xét cẩn thận các điều khoản có trong hợp đồng, bao gồm: thông tin giữa các bên, địa điểm văn phòng, thời hạn thuê, giá thuê và phương thức thanh toán, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên, điều khoản chấm dứt hợp đồng,…
Khi tìm đơn vị thiết kế và nhà thầu thi công cho dự án Fit Out văn phòng, bạn cần lưu ý một vài vấn đề sau đây:
Sau khi đã chọn được đơn vị thiết kế và nhà thầu phù hợp, ta có thể đến bước tiếp theo của dự án.
Cân nhắc trong việc lựa chọn đơn vị thiết kế và nhà thầu thi công
Đây là bước khảo sát mặt bằng được thực hiện cùng đơn vị thi công nhằm giúp doanh nghiệp nắm rõ hơn các thông tin về hiện trạng mặt bằng hiện tại như:
Dựa vào những thông tin kể trên, đơn vị nhà thầu mới có thể lên kế hoạch thiết kế thi công phù hợp.
Đến bước này, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của dự án. Mục tiêu hướng đến có thể là tối ưu hóa sử dụng không gian, xây dựng môi trường làm việc hiệu quả hay tạo dựng phong cách phù hợp với thương hiệu và văn hóa tổ chức.
Ngoài ra, bạn cũng cần làm rõ những yêu cầu của dự án để đơn vị thi công có thể nắm rõ và thực thi hiệu quả. Theo đó, bạn cần trả lời những câu hỏi như sau:
Dựa vào khảo sát mục tiêu và yêu cầu từ doanh nghiệp, nhà thầu có thể lên bản vẽ mặt bằng sơ bộ. Trong đó thể hiện những ý tưởng ban đầu về cách bố trí và sắp xếp các không gian trong văn phòng.
Thiết kế bản vẽ mặt bằng
Dựa trên bản vẽ mặt bằng, các layout thiết kế 3D hoàn chỉnh về không gian văn phòng sẽ dần được định hình. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung kết cấu văn phòng sau khi hoàn thiện sẽ như thế nào. Đây cũng là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp lựa chọn các vật liệu thi công hay trang thiết bị cần thiết cho quá trình Fit Out.
Dựa trên bản vẽ thiết kế đã hoàn tất, nhà thầu sẽ tiến hành thi công Fit Out. Đây được xem là công đoạn có thời gian kéo dài nhất, thường từ 4 – 8 tuần hoặc hơn tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án. Bước này cũng đòi hỏi sự chuyên nghiệp và cẩn trọng nhằm đảm bảo quá trình Fit Out diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả như mong đợi.
Song song với quá trình thi công Fit Out, doanh nghiệp cần tìm kiếm và đặt mua nội thất cho văn phòng để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiến độ thi công. Để tìm được nội thất phù hợp, bạn có thể tham khảo sự tư vấn từ đơn vị thiết kế hoặc thống nhất ý kiến trong nội bộ doanh nghiệp. Quan trọng là nội thất phải phù hợp với phong cách thiết kế văn phòng đã xác định từ trước.
Tìm mua nội thất phù hợp với không gian văn phòng
Đến bước này, không gian của bạn sẽ thực sự trở thành một văn phòng làm việc với đầy đủ tiện nghi hiện đại. Theo đó, đội ngũ phụ trách nội thất sẽ liên hệ với đơn vị thi công để xác định thời gian lắp đặt nội thất phù hợp. Dựa theo kế hoạch, đơn vị cung cấp nội thất sẽ giao hàng đến công trình trước khi tiến hành lắp đặt. Ngoài ra, cần đảm bảo rằng nội thất sẽ được lắp đặt đúng vị trí và tuân theo bản vẽ thiết kế ban đầu.
Tùy thuộc vào quy mô hoạt động của doanh nghiệp mà thời gian di chuyển đồ đạc từ văn phòng cũ sang văn phòng mới sẽ có sự khác nhau. Thay vì chuyển dời một lần, doanh nghiệp có thể chia ra để vận chuyển theo từng tầng hoặc từng phòng ban một. Điều này vừa đảm bảo tiến độ hoàn thiện đồng thời cũng không làm gián đoạn quá trình hoạt động hiện tại.
Chuyển văn phòng cũ sang địa điểm mới
Như vậy, ta đã cùng tìm hiểu Fitout là gì cũng như chi tiết quá trình Fitout văn phòng từ A – Z. Trong thực tế, có khá nhiều người nhầm lẫn Fit Out và thiết kế nội thất là một. Thế nhưng, hai khái niệm này lại được sử dụng rất khác nhau trong lĩnh vực thiết kế thi công.
Phân biệt giữa Fit Out và thiết kế nội thất
Fit Out được dùng để chỉ quá trình thi công cho các hạng mục cơ bản như: tường, trần, sàn, phào chỉ hay các yếu tố cố định khác trong công trình (hệ thống điện, nước, chiếu sáng,…). Đây là các yếu tố cốt lõi, giúp tạo nên “khung xương” cho mọi công trình và là cơ sở để chuẩn bị cho thiết kế nội thất.
Mặt khác, thiết kế nội thất lại tập trung vào việc thiết kế, trang trí không gian bên trong. Các món đồ nội thất bao gồm: bàn, ghế, kệ, tủ, máy móc, thiết bị phục vụ công việc và các yếu tố trang trí khác để hoàn thiện không gian chức năng.
Cả hai khía cạnh này đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng của mỗi dự án, góp phần tạo nên không gian phục vụ mục đích cụ thể.
Qua những chia sẻ trên đây, chắc hẳn bạn đã hiểu hơn Fit Out là gì cũng như quá trình Fit Out văn phòng chi tiết từ A – Z. Có thể thấy, một quá trình Fit Out bài bản, chuyên nghiệp sẽ là giải pháp giúp doanh nghiệp tạo ra một không gian văn phòng hiện đại và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Đừng quên theo dõi The Hallmark để biết thêm nhiều thông tin hữu ích!
