Theo xu hướng của thời đại 4.0, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phương án quản lý từ xa để tối ưu chi phí và thời gian. Eoffice chính là một phương tiện tuyệt vời để doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý công việc từ xa một cách hiệu quả. Vậy Eoffice là gì? Bài viết dưới đây là những tổng hợp chi tiết nhất về mô hình văn phòng điện tử – Eoffice.
Mục lục
Eoffice được biết đến là một mô hình văn phòng điện tử. Hay cụ thể hơn thì đây là một phần mềm được tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ cho nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ, giấy tờ, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo, lưu trữ và quản lý văn bản tài liệu, báo cáo, công văn,… Sự ra đời của Eoffice nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa những phương thức quản lý, tiếp nhận thông tin truyền thống.
Tùy vào quy mô và lĩnh vực kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ có loại hình văn phòng điện tử khác nhau. Trước khi đưa vào sử dụng, Eoffice cần được lập trình và thiết kế lại để đáp ứng nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp.
Hệ thống Eoffice trang bị đầy đủ công năng cần thiết
Sau khi đã biết được E Office là gì thì cách thức hoạt động của E Office cũng được khá nhiều nhà quản lý quan tâm. Văn phòng điện tử Eoffice vận hành khá đơn giản và không mất quá nhiều thời gian để làm quen.
Mỗi công ty sẽ có cách thức hoạt động khác nhau, do đó, cần xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý và đặc trưng nhân sự của công ty. Doanh nghiệp cần phải hiểu rõ văn phòng điện tử là gì là gì, có những loại nào để lựa chọn hệ thống phần mềm và ứng dụng tương thích. Ban lãnh đạo cần phải trao đổi với nhà cung cấp Eoffice để tùy chỉnh theo cách hoạt động và quy mô của công ty.
Một số phần mềm và ứng dụng trong Eoffice như: phần mềm chấm công, tính lương tự động, đề xuất nội bộ, quản lý văn bản, quản lý cuộc họp trực tuyến,….
Hệ thống phần mềm và ứng dụng của Eoffice
Eoffice chia làm 4 nhóm tính năng chính bao gồm: nhóm quản lý và điều hành, nhóm quản lý lưu trữ tài liệu, nhóm truyền thông nội bộ và nhóm tích hợp. Các nhà quản lý có thể thông qua những tính năng này để phân chia công việc, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả. Đội ngũ nhân viên cũng sẽ được nhận thông tin công việc, trao đổi tài liệu một cách nhanh chóng. Quy trình xử lý tài liệu công việc diễn ra khép kín, không mất nhiều thời gian để truyền đạt đến các bộ phận liên quan.
Bên trong Eoffice được tích hợp nhiều kỹ thuật giúp người dùng xử lý dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng. Toàn bộ nhân viên trong công ty có thể giao tiếp ngay trên phần mềm của Eoffice, không cần phải thông qua các ứng dụng nhắn tin, điều này giúp đảm bảo mật cao cho các thông tin kinh doanh. Thao tác thực hiện cũng tương tự như những ứng dụng trò chuyện khác, dễ dàng làm quen và sử dụng.
Giao tiếp dễ dàng, tích hợp nhiều kỹ thuật
“Lợi ích của Eoffice là gì?” Đây là câu hỏi được nhiều lãnh đạo công ty đưa ra khi được đề xuất sử dụng mô hình Eoffice. Mô hình văn phòng điện tử mang đến rất nhiều ưu điểm trong công việc như: tăng hiệu suất làm việc, linh hoạt trong khâu quản lý, độ bảo mật thông tin cao,…
Đa số các doanh nghiệp hiện nay vẫn sử dụng hình thức chấm công bằng vân tay và mỗi tháng sẽ xuất dữ liệu ra file Excel để tính ngày công cũng như mức lương cho nhân viên. Số ngày đi muộn, về sớm, tăng ca và nghỉ phép được lưu trữ trong file khá phức tạp. Để hoàn thiện bảng chấm công một cách chính xác, nhân viên hành chính nhân sự sẽ mất rất nhiều thời gian. Kế đến là gửi cho các bộ phận liên quan để rà soát và chờ cấp trên phê duyệt. Quy trình này không chỉ tốn kém nguồn lực mà còn kéo dài tiến độ.
Trong khi đó, phần mềm Eoffice có thể giải quyết vấn đề chấm công mỗi tháng của nhân viên một cách nhanh chóng. Eoffice sẽ thu thập dữ liệu liên tục từ tính năng chấm công và xử lý bằng thuật toán thông minh, mang lại kết quả chính xác chỉ với vài thao tác đơn giản trên máy tính, giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức.
Eoffice giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng khi làm việc
Eoffice mang đến một quy trình làm việc nhanh chóng và chính xác giúp các nhân viên hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất. Mọi báo cáo, công văn, đơn từ,… của doanh nghiệp đều được khởi tạo trên hệ thống, phân quyền chi tiết, giúp công việc được giao đến đúng người, không cần phải thông qua nhiều bước phức tạp. Điều này góp phần hạn chế những sai sót trong quá trình chuyển giao, xử lý tài liệu, đồng thời tăng cường tính chính xác và hiệu quả trong công việc.
Chỉ với một chiếc laptop hoặc điện thoại thông minh được kết nối với internet là mỗi người có thể bắt đầu làm việc ở bất kỳ đâu và hiệu quả công việc vẫn được đảm bảo thông qua hệ thống Eoffice. Trong một môi trường làm việc “số hóa”, mọi thông tin, quy trình đều rõ ràng, nhân viên nắm bắt chính xác những đầu việc cần làm. Người quản lý thông qua hệ thống có thể theo dõi được tiến độ công việc một cách chặt chẽ, những vấn đề phát sinh sẽ được điều phối, xử lý đúng lúc.
Eoffice linh hoạt và tiện lợi khi sử dụng
Trước đây, việc in tài liệu ra giấy để lưu trữ hoặc lưu trên ổ cứng máy tính sẽ gây ra nhiều bất cập trong quá trình tìm kiếm và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận liên quan. Với Eoffice, nhân viên chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản là có thể cập nhật đầy đủ tài liệu cần thiết lên hệ thống. Chủ sở hữu có thể cấp quyền truy cập cho cá nhân, phòng ban liên quan. Nhờ đó, khâu quản lý dữ liệu và tra cứu thông tin cũng được đơn giản hóa và trở nên thuận tiện hơn.
Trong mô hình văn phòng điện tử, mỗi người sẽ được cấp một tài khoản với đầy đủ thông tin. Tùy vào bộ phận công tác mà tài khoản của nhân viên sẽ được phân quyền truy cập vào những khu lưu trữ, làm việc khác nhau. Ngoài ra, Eoffice còn cho phép lưu lại lịch sử truy cập và chỉnh sửa của từng tài khoản. Điều này giúp đảm bảo tính bảo mật cao cho những tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp.
Những tài liệu được cập nhật lên hệ thống Eoffice sẽ đảm bảo không bị thất lạc. Điều này cho thấy tính lưu trữ cao hơn so với tài liệu giấy hoặc lưu trong ổ cứng. Đồng thời, mọi dữ liệu trong Eoffice đều có “hàng rào bảo vệ”, ngăn chặn những “tin tặc” xâm nhập, đánh cấp thông tin kinh doanh quan trọng của công ty.
Khả năng bảo mật của Eoffice
Bên cạnh những lợi ích thì mô hình văn phòng điện tử Eoffice vẫn còn tồn tại những thách thức đến từ yếu tố khách quan và cả chủ quan. Cùng tìm hiểu rõ hơn về những thử thách và giải pháp của Eoffice là gì ngay sau đây.
Một trong những thách thức lớn nhất khi phát triển mô hình Eoffice tại Việt Nam là cơ sở hạ tầng, công nghệ phát triển chưa đồng đều. Tại các thành phố lớn như Hồ Chí Minh, Hà Nội, Eoffice được ứng dụng ở mức tương đối. Thực tế, một văn phòng điện tử khi vận hành đòi hỏi rất nhiều công nghệ hỗ trợ và đó chính là nỗi băn khoăn của mỗi doanh nghiệp về việc sử dụng và hiệu quả khi đưa vào thực tế.
Vấn đề về hạ tầng chưa đáp ứng được Eoffice
Hầu hết, các doanh nghiệp đã quá quen thuộc với mô hình văn phòng truyền thống. Vì vậy, việc chuyển đổi hoàn toàn sang mô hình văn phòng điện tử là một thách thức lớn và cần nhiều thời gian để thích nghi. Bên cạnh đó, trong môi trường công sở, không phải ai cũng có thế mạnh về công nghệ. Do vậy, nếu không thực sự hiểu rõ về hệ thống vận hành thì sẽ gặp rất nhiều vấn đề, đôi khi sẽ thực hiện sai công việc được giao. Với vai trò là người lãnh đạo công ty, việc lựa chọn phương án an toàn là điều vô cùng cần thiết.
Để thúc đẩy sự phát triển của mô hình Eoffice thì các công ty cung cấp phần mềm cần phải tối ưu nhiều hơn về mặt công nghệ và cơ sở hạ tầng, nhằm hỗ trợ phù hợp với điều kiện của mỗi doanh nghiệp. Không nên áp dụng quá nhiều công nghệ phức tạp, dễ gây cản trở cho người sử dụng.
Phương pháp thúc đẩy thúc đẩy việc triển khai Eoffice
Trong mô hình Eoffice, hệ thống quản lý văn bản điện tử (EDMS) rất quan trọng. Đây là hệ thống giúp sắp xếp và lưu trữ nhiều loại văn bản kỹ thuật số. Trong một số trường hợp, EDMS cũng có thể xử lý các phiên bản quét của tài liệu giấy. Doanh nghiệp có thể lưu giữ một khối lượng lớn tài liệu và việc tìm kiếm cũng đơn giản, nhanh chóng.
EDMS sắp xếp và lưu trữ văn bản điện tử
Hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) đảm nhận nhiệm vụ phân tích, đo lường, cải tiến, tối ưu hóa và tự động hóa hoạt động của doanh nghiệp. Các phần mềm BPM sẽ hạn chế các nhiệm vụ dư thừa hoặc không hiệu quả, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Đồng thời, hệ thống còn tự động hóa các công việc mang tính lặp lại, tối ưu thời gian. Thông qua đó, nhân viên sẽ có thêm thời gian để tập trung vào các công việc cốt lõi, mang lại hiệu suất làm việc cao hơn.
Hệ thống quản lý quy trình công việc trong mô hình Eoffice
Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERM) cũng thuộc mô hình Eoffice, đảm nhận vai trò là lưu trữ thông tin, ghi nhận và sao lưu các tài liệu điện tử. Đồng thời hệ thống này còn theo dõi lịch sử thay đổi của hồ sơ và kiểm soát việc phân quyền truy cập vào hệ thống.
DMS trong Eoffice là nơi tổ chức, bảo mật, lưu trữ, nắm bắt, số hóa và gắn thẻ các tệp doanh nghiệp. Hệ thống quản lý này cho phép người dùng có thể tìm thấy các tài liệu cần thiết trong thời gian ngắn nhất, khả năng bảo mật vượt trội, thiết lập một quy trình tự động tối ưu thời gian.
DMS trong Eoffice là nơi lưu trữ các tài liệu của doanh nghiệp
Mặc dù đã xuất hiện trên thị trường quốc tế từ năm 2011 nhưng đến vài năm gần đây, Eoffice mới dần trở nên phổ biến tại Việt Nam. Đây được xem là một bước chuyển đổi số mạnh mẽ, mang đến nhiều lợi ích trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. Hiện tại, mô hình Eoffice chỉ đang phổ biến tại các trung tâm kinh tế lớn của Việt Nam. Tuy nhiên, với cơ sở hạ tầng ngày càng phát triển thì trong tương lai, mô hình Eoffice chắc chắn sẽ được mở rộng và trở thành xu hướng của các doanh nghiệp.
Eoffice phổ biến tại các nước phát triển
Ở thời điểm hiện tại, tính năng của Eoffice rất đa dạng, đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Từ việc trao đổi dữ liệu, phân chia công việc đến đánh giá kết quả đều được thực hiện trên hệ thống, dễ dàng quản lý các hoạt động của doanh nghiệp và thao tác truy xuất thông tin khá đơn giản.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, dự đoán tiềm năng của Eoffice là vô tận. Trong tương lai, có thể công nghệ sẽ được cải tiến, mang đến một quy trình tinh gọn hơn. Cùng với đó là những tính năng mới hỗ trợ việc điều hành doanh nghiệp từ xa một cách tốt nhất. Một số công nghệ mới có thể được tối ưu hơn như: quản lý tài sản, đánh giá nhân sự, hệ thống quản lý thuế,…
Những công nghệ mới của Eoffice
Hòa vào xu thế phát triển của thời đại công nghệ, các doanh nghiệp cần “chuyển mình” để nhanh chóng bắt kịp xu hướng thị trường. Văn phòng điện tử Eoffice chính là giải pháp từ bên trong mà mỗi doanh nghiệp có thể ứng dụng để nâng cao hiệu suất công việc và giảm chi phí phát sinh trong quá trình vận hành. Hy vọng những thông tin hữu ích được chia sẻ trên đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ mô hình Eoffice là gì cũng như những lợi ích mà Eoffice mang lại.
