Hợp đồng là một loại văn bản chứng từ quan trọng trong việc trao đổi, mua bán nhằm bảo vệ quyền lợi của đôi bên. Khi thuê văn phòng làm việc, hợp đồng cần được soạn thảo theo đúng quy chuẩn với đầy đủ thông tin của người cho thuê và người thuê cũng như các điều khoản cần tuân thủ. Bài viết dưới đây là cập nhật những mẫu hợp đồng thuê văn phòng phổ biến tại Việt Nam.
Mục lục
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng là một dạng văn bản hành chính ghi rõ các điều khoản, lợi ích và trách nhiệm giữa bên cho thuê và thuê. Đây là yếu tố ràng buộc giữa hai bên, trường hợp bên nào vi phạm điều lệ đã thỏa thuận trong hợp đồng sẽ phải bồi thường cho bên còn lại theo quy ước.
Hợp đồng thuê văn phòng giúp đảm bảo quyền lợi của các bên
Đây là câu hỏi được nhiều người đặt ra khi chuẩn bị thuê văn phòng làm việc. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, hãy tham khảo 2 trường hợp dưới đây:
Căn cứ vào những quy định tại Luật nhà ở 2014, Bộ luật dân sự 2015, quy định mới nhất vào ngày 1/1/2017, những hợp đồng cho thuê nhà ở với mục đích khác như thuê nhà làm văn phòng, cửa hàng,… không bắt buộc thực hiện thủ tục công chứng. Do đo, những mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng sở hữu cá nhân không cần phải chứng thực.
Nên công chứng hợp đồng thuê văn phòng để đảm bảo quyền lợi
Đối với hợp đồng thuê văn phòng thuộc sở hữu cá nhân hay hợp đồng thuê văn phòng của tổ chức có tư cách pháp nhân theo hệ thống pháp luật hiện tại, quy định về hợp đồng cho thuê văn phòng đều không bắt buộc phải làm hợp đồng công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, đó là xét theo góc độ pháp luật về điều khoản và hợp pháp. Trên thực tế, vẫn nên công chứng hợp đồng cho thuê văn phòng công ty để nâng cao sự ràng buộc với đôi bên.
Cần công chứng hợp đồng để nâng cao sự ràng buộc với các bên
Hợp đồng thuê văn phòng được phân ra làm nhiều loại để phù hợp với nhiều trường hợp sử dụng cũng như mục đích cho thuê, tiêu biểu như: thuê văn phòng trong tòa nhà, thuê văn phòng ảo, cho thuê lại văn phòng, chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng,…
Theo quy định tại điều 121 Luật Nhà ở 2014, hợp đồng cho thuê nhà do các bên thỏa thuận phải bao gồm các nội dung sau đây:
Các đề mục trong hợp đồng thuê văn phòng
Dựa vào những đề mục bên trên là đã có thể triển khai một hợp đồng thuê nhà làm văn phòng hoàn chỉnh. Bên cho thuê và bên thuê cần tiến hành thảo luận để đưa ra được những điều khoản ràng buộc phù hợp, nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của đôi bên.
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng trong tòa nhà:
Đơn vị cho thuê hay người thuê muốn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng công ty cần phải thông báo với bên còn lại trước một khoảng thời gian nhất định. Khi đã hoàn tất các thỏa thuận đã đề ra thì bên chấm dứt hợp đồng cần phải ra công văn để thông báo chính thức.
Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê nhà trước thời hạn của bên cho thuê:
Công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng
Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê nhà trước thời hạn của bên thuê văn phòng:
Mẫu văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng bên thuê
Mẫu văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn trên đây chỉ sử dụng tham khảo. Tùy theo tình hình thực tế và quy định của Pháp luật vào thời điểm thực hiện để điều chỉnh văn bản phù hợp, đồng thời cần tham khảo thêm ý kiến luật sư.
Trường hợp doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân, tổ chức làm nơi đặt văn phòng đại diện, các điều khoản trong hợp đồng thuê nhà làm văn phòng cũng như nhiều bản hợp đồng khác cần phải đảm bảo độ chính xác, thông tin đầy đủ và có giá trị về mặt pháp luật. Tham khảo mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đại diện dưới đây:
Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đại diện
Lưu ý: Đây chỉ là mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng áp dụng cho các trường hợp chung, có nhiều vấn đề phát sinh mà các bên cần thống nhất lại.
Văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Văn phòng ảo được xe là giải pháp tối ưu cho những doanh nghiệp về chi phí và thời gian. Có thể hiểu đơn giản, doanh nghiệp sẽ thuê một địa điểm dùng để đăng ký giấy phép kinh doanh, địa chỉ giao dịch hoặc nơi nhận bưu phẩm. Hợp đồng thuê văn phòng ảo sẽ có một vài điểm khác với hợp đồng thuê nhà làm văn phòng bình thường. Tham khảo mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo chi tiết dưới đây:
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo
Lưu ý: Đây chỉ là mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo áp dụng cho các trường hợp chung, trong thực tế cần phải chỉnh sửa cho phù hợp.
Thuê văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh
Trong trường hợp doanh nghiệp không sử dụng hết diện tích văn phòng đã thuê thì có thể cho đơn vị khác thuê lại nếu trong hợp đồng thuê văn phòng có điều khoản này. Doanh nghiệp cho thuê lại văn phòng phải đáp ứng những điều kiện về diện tích cho thuê lại và kê khai thuế đầy đủ. Đồng thời, để đảm bảo quyền lợi, trách nhiệm, nghĩa vụ giữa các bên thì bắt buộc phải làm hợp đồng cho thuê lại văn phòng.
Tham khảo mẫu hợp đồng thuê lại văn phòng dưới đây:
Mẫu hợp đồng cho thuê lại văn phòng
Lưu ý: Đây chỉ là mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng cơ bản, tùy vào tình hình thực tế mà bên thuê và bên cho thuê cần phải điều chỉnh cho phù hợp.
Nhằm bảo vệ quyền lợi và duy trì sự hợp tác của hai bên thì khi làm hợp đồng, cần lưu ý 4 vấn đề sau:
Chi phí là một yếu tố quan trọng trong việc thuê và cho thuê văn phòng làm việc. Thông thường, ngoài số tiền thuê văn phòng phải trả cố định hàng tháng thì đơn vị thuê còn cần phải phụ trách thêm phần tiền điện, nước, phí quản lý,… Do đó, để tránh những tranh cãi về sau thì cần phải nêu rõ các loại chi phí phát sinh trong hợp đồng thuê văn phòng.
Tính toán các loại chi phí phát sinh khi thuê văn phòng
Khi thuê văn phòng sẽ có hai loại diện tích là diện tích Net và diện tích Gross. Trong đó diện tích Net được tính từ phía tường này kéo dài đến phần tường kia, không tính phần sảnh, hành lang, khu vực vệ sinh cũng những khu vực công cộng khác trong tòa nhà.
Diện tích Gross hay còn được biết đến với thuật ngữ “thuê diện tích sàn” sẽ bao gồm cả diện tích Net và phần hành lang, sảnh, nhà vệ sinh và các khu vực công cộng khác trong tòa nhà. Khi thuê văn phòng doanh nghiệp cần phải đặt điều khoản rõ ràng về cách tính diện tích sàn để tính chi phí thuê một cách chính xác nhất.
Phương thức tính diện tích văn phòng cho thuê
Thời hạn thuê văn phòng làm việc cũng là một yếu tố đáng lưu ý, cần được ghi rõ trong hợp đồng. Thực tế, ký một hợp đồng thuê văn phòng dài hạn sẽ được mức giá ưu đãi hơn và ngược lại. Tuy nhiên, bên thuê cần phải tính toán thời hạn cho thuê văn phòng cẩn thận, tránh trường hợp công ty phải chuyển văn phòng liên quan đến vấn đề kinh doanh hay sự thay đổi quy mô nhân sự.
Trong quá trình sử dụng văn phòng có thể sẽ phát sinh những vấn đề về chất lượng, mỹ quang cần phải tu sửa hoặc đơn giản là muốn trang trí lại cho phù hợp lĩnh vực của công ty. Do đó, trong hợp đồng cần ghi rõ trường hợp văn phòng xuống cấp cần bảo dưỡng thì bên nào sẽ thanh toàn, cùng với những quy định về việc sửa chữa. Tránh trường hợp các bên đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
Nêu rõ những vấn đề liên quan đến sửa chữa văn phòng trong hợp đồng
Hợp đồng thuê văn phòng là xác nhận mang yếu tố pháp luật, giúp đảm bảo quyền lợi của cả hai bên. Chính vì vậy, khi soạn thảo hợp đồng cần tham khảo ý kiến của luật sư để tránh những sai sót cũng như tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo các mẫu hợp đồng thuê văn phòng trong bài viết này để xây dựng một bản hợp đồng phù hợp nhất.
